Bilgi İşlem Yöneticisi İşten Ayrılırsa...

İster kendi isteğiyle ister zorunlu olarak iş değiştirmeyle karşı karşıya kalındığında hem yönetici  hem de şirket tarafında ne gibi sorunlar oluşur ?

Tabii ilk önce şirketleri kurumsal olan / olmayan diye iki gruba ayırmak gerekir. Belli başlı holdinglerimiz dışında kurumsal bir yapıya sahip fazla şirketimiz olmadığını düşünüyorum. Bu yüzden yazımın konusunu kurumsal olmayan şirketlere ayırıyorum.

Bu tür yerlerde herkes gibi bilgi işlem yöneticiside kendi işini alıp götürmektedir. Çoğu yöneticimizde olduğu gibi bilgiler dağınık ve ekseriyeti kafalarda dosyalanmaktadır (!) . Her ne kadar bilgisayarı çok iyi kullanmamız gerekiyorsa da "terzi kendi söküğünü dikemez" özdeyişiyle paralel olarak "bugünün işini yarına bırakma" alışkanlığı ile projeler, yazışmalar, sözleşmeler vb. oralarda buralardadır. Bunların bir araya getirilmesi, güncelleştirilmesi sırasında neler olur neler ?

İşten ayrılma sırasında görevi devr alacak kimsenin belirlenmesinde de sorunlar yaşanır. Pat diye iş değişikliği yaşanmışsa aceleyle akla ilk gelenler aktarılır. Unutulanları bulmak arkada kalanların ya da yeni gelenin görevi haline gelir. Bu arada aksamalardan dolayı patronların/genel müdürlerin sesleri üst katlardan duyulur. Hele birde ayrılanı bulamamak, bulupta bilgi alamamak varsa vay haline ?

Eğer şirket bir nedenle bilgi işlem yöneticisinin görevine son verecekse, güvenlik nasıl sağlanır ?. Kızan yöneticinin bildiği şifreler, erişim hakları nasıl kontrol altına alınacaktır ? Hele bu yetkiler onda toplanmışsa ne olacak ?. Şirket bilgilerini korumak için verilen onca para karşılığında kurulan dış duvarlar (firewall) şimdi nasıl korunacaktır ?. İçerden gelebilecek saldırı olasılıklarını da hesaba katma gerek değil mi ?

Yönetici, ayrılırken yaptığı projeleri, programları yanına almak isterse ne olacak ?. Belki hatıra diye belki sonradan kullanırım düşüncesiyle veya rakip firmaya verme hınzırlığı ile...Buna kim, nasıl engel olabilir ki...

Yönetici, özellikle iyi bir internet kullanıcısı ise (aramızda böyle biri var mı ?) demek ki şirket ismiyle özdeş e-mail adresi kullanıyor demektir. Peki gelen mesajlar ne olacak ?. Yeni bir mesaj adresi alınırsa eskisine gelenlerin yönlendirilmesine şirketi izin verecek mi ?. Hatta yazışmaları, adresleri, favori siteleri taşımak (ne program kullanılıyorsa kullanılsın) o kadar kolay değil ki.

Zaman geçti ve birgün şirkette yaşanılan sorunun çözüm adresi eski yönetici. Çözüm için acaba yardımcı olacak mı ?, yeni şirketi izin verecek mi ?. Herşey olumsuzsa sorun nasıl ortadan kalkacak. Çöpe mi atılacak yoksa yeni baştan mı yazılacak ?. Harcanan maliyetler, zaman ve iş gücü kayıpları ne olacak ?.

Aslında hepimizin bildiği şeyleri içimden gelerek kağıda döktüm. Listeyi uzatmak mümkün. Ülkemizde sıkça bu tür problemlerin yaşandığını da biliyoruz. "Enkaz devir aldık" sözü herhalde bundan çıkmıştır. Ne yazık ki şirketlerimiz bilgi teknolojilerine çekinmeden yatırım yapıyorlar ama çalışanlarına hiç önem vermiyorlar. Hele bu yatırımları yapan bilgi işlem yöneticilerinin sahip oldukları bilgilerin farkında olup olmadıkları bile tartışılır.

Belki bilgi işlem kritik bir departman, sorunları bu kadar büyük göstermek hatadır diyebilirsiniz. Böyle düşünen ve buna göre davranan şirketlerimiz var. Ama bir de madalyonun öbür yüzü var. Bilgi işlem lojistik departmandır, direkt olarak şirket kazancını arttırmaz aksine şirket harcamalarının önemli bir yüzdesini oluşturur görüşünü savunanlarında var olduğu inkar edemezsiniz. Benim de amacım dikkatleri bu yöne çekmek. Bu şirketlerin sayısı oldukça fazla ve burada yaşanılanlar ne yazık ki açık yüreklilikle yazılmıyor, dile getirilmiyor. Toplantılarda, dergilerde hep yenilikleri, güzellikleri duyuyoruz, okuyoruz. Bunlara itirazımız yok ama hayatta o kadar toz pembe değil. Hele ülkemizde...

Ülkemizi biryerlere getirme uğraşı içindeyiz hepimiz. Öyleyse olaylara heryönüyle bakmak, incelemek gerek. Bilgi teknolojilerini sağlıklı olarak kullanan şirket sayısı arttıkça, ondan en iyi verimi nasıl alınacağını bilen kişiler arttıkça yaşanılan bu sorunlarda zamanla çözülecek. Ama eminim ki yerine de başkaları alacaktır.

Sizin fikriniz nedir ?. Sadece okuyan ama katılımcı olmayan, bilen ama paylaşmayan kesimden misiniz ?.  17 Kasım 2004

Sonuçlar...

• BT yöneticileri pek önemsenmese de stratejik konumdadırlar.
• Yapılanlar ve yapılacaklar kağıtlara taşınmamışsa çok sorun yaşanır.
• Özellikle şifrelerin değiştirilmek zorunda olması beraberinde birsürü sorunu da getirecektir.