Proje Sponsoru

Proje Sponsoru projenin stratejik bölümünden en üst seviyede sorumlu olan kişidir.

XXXXXX Proje Sponsoru’nun ana sorumluluğu proje kapsamında proje aşamaları, süre ve bütçesini onaylamak ve projenin kapsam, hedef, öncelik ve zamanlamasının uygunluğuna onay verilmesi amacıyla XXXXXX Proje Yönlendirme Komitesi’ne yetki vermek olarak belirlenmiştir.

Yönlendirme Komitesi

Yönlendirme Komitesi Proje için belirlenen üst düzey yöneticilerin katılımı ile oluşturulur.

Bu komitenin ana sorumlulukları:

·         Projenin proje planı doğrultusunda gerçekleştirildiğini izlemek, kapsam, hedef, modül  öncelik ve zamanlaması uygunluğuna onay vermek,

·         Projenin kapsamında iş birimlerinden yazılı olarak onayı alınan modül/işler ile ilgili bulguları ve kararları değerlendirmek ve bu kararların kurumun hedef ve iş planlarına uygunluğunu sağlamak,

·         Periyodik olarak hazırlanan  proje  ilerleme raporları ve risk tablolarını değerlendirmek, tamamlanmayan işler ve özel durumlarla ilgili aksiyon alınmasını sağlamak,

·         Proje gidişatını etkileyebilecek her türlü gelişmenin  Proje Yönetim Ofisi’ne aktarımını sağlamak,

·         İlgili birimler ile Proje Yönetimi Ofisi arasında mutabık kalınamayan konular hakkında önerilen alternatifleri değerlendirmek ve gerekli kararları vermek,

·         Proje Yönetimi tarafından öngörülen iş süreç farklılıklarından dolayı temel uygulama prensiplerinde mutabık kalınamayan konular hakkında önerilen alternatifleri değerlendirmek ve gerekli kararları vermek,

·         Kaynak  taleplerini değerlendirmek, gerekli görülen durumlarda öncelik belirleyerek doğru  kaynak planlaması yapılmasını sağlamak,

·         İş tanımlarında veya süreçlerinde veya ihtiyaçlarında veya önceliklerde projenin gelişimini etkileyecek veya geliştirmesi tamamlanan işlerde revizyon gerektirecek durumlar oluşması halinde önerilen alternatifleri değerlendirmek ve karar almak,

·         Projenin gelişimi ile birlikte kurumda gündeme gelebilecek organizasyon ve süreç değişikliklerini değerlendirmek,

·         Yeni sisteme geçiş öncesinde ve sırasında gerçekleştirilmesi gerekli çalışmalara onay vermek ve uygulanmasını sağlamak,

·         Proje kaynakları ile birlikte çalışacak kullanıcı temsilcilerinin ve kabul testlerinde çalışacak kaynakların kurum adına projeye katılımını sağlamak üzere gerekli kararları almak ve belirlenen profildeki kaynakların tahsis edilmesini sağlamak,

·         Proje hakkında kurum içindeki alt birimleri bilgilendirmek, geçiş öncesi hazırlık, eğitim ve geçiş sırasında her türlü kurum içi duyurunun Proje Yönetimi Ofisi ile koordineli olarak uygun merciler tarafından yapılmasını sağlamak,

Olarak belirlenmiştir.

Proje Yöneticisi

Proje Yöneticisi kararların doğru zamanda ve doğru yerde verildiğini ve farklı seviyeler arasındaki bilgi aktarımının ve iletişimin kesintisiz olarak gerçekleştirildiğini Proje Yönetimi fonksiyonunun varlığı ile garantiler.

Proje Yöneticisi’nin diğer sorumlulukları:

·         Proje durumu hakkında Yönlendirme Komitesi’ne bilgi vermek,

·         Projeyle ilgili birimler ile proje durumu ve proje açısından önem arzeden konular hakkında görüşmek,

·         Gerektiğinde proje için veya projeyi ilgilendiren sorunların çözümü için kaynak aktarmak,

·         Bu sorunların çözümü için yapılan çalışmaları takip etmek,

·         Proje Ekibi’nin proje planında tanımlı sorumluluklarını yerine getirebilmesine yönelik kurum içi koordinasyonu sağlamak,

·         Proje değişim kontrol sürecini yürürlüğe koymak, mevcut riskleri belirleme, risk yönetimi ve risklerin azaltılması aşamalarına çalışmak,

·         Proje Yönetim Ofisi’ni projedeki kilometre taşları hakkında düzenli olarak bilgilendirmek,

·         Proje çıktılarının proje planlama aşamasında belirlenecek olan standartlara ve prosedürlere bağlı kalınarak oluşturulmasını sağlamak,

·         Proje katılımcılarının performans değerlendirmelerine ait bilgileri toplamak,

·         Proje yönetim ekibinde rol alan her hizmet için rol ve sorumlulukları belirlemek,

a.   Başlangıç planını tasarlamak ve dokümante etmek,

b.  Başlangıç toplantısını gerçekleştirmek,

c.   Bu süreçteki ilgili tüm belge ve dokümanlar için müşteri imzası ile onay almak,

·         Proje Planlama aşamasında;

a.   Proje çevre şartlarını kontrol etmek,

b.   Belirlenen proje zaman çizelgesini kontrol etmek,

c.   Projenin her aşamasında teslim edileceklerin sıralamasını kontrol etmek,

d.   Proje kilometre taşlarını (önemli aşamalarını)  ve ölçülerini kontrol etmek,

e.   Proje sürecinde raporların alınması için düzenli raporlama süreçlerini belirlemek,

f.    Geçerli proje raporlama formatını ve içeriğini, detay seviyelerini tasarlamak ve üzerinde   anlaşılmasını sağlamak,

g.   Proje Performans ölçümlerinin gerçekleştirilmesi için performans kriterlerini belirlemek ve üzerinde anlaşılmasını sağlamak,

h.   Her proje işi ve aşaması için devretme sürecini belirlemek ve yerleştirilmesini takip etmek,

i.     Tüm proje konularının proje yönetimi ekibine doğru ve tam olarak raporlandığından emin olmak için proje bilgisinin akışı için organizasyon ve raporlama yapısını yerleştirmek,

j.     Olası riskleri belirlemek ve yönetimini sağlamak,

k.    Bu süreçteki ilgili tüm belge ve dokümanlar için müşteri imzası ile onay almak,

·      Proje Kontrolü aşamasında;

b.   Raporlama kriterlerini ve zaman çizelgesini takip etmek,

c.   Yapılacak işlerin onaylanması için süreç tanımlanmasını ve yerleştirilmesini kontrol etmek,

d.   Tamamlanmış işlerin proje takımı ve proje müdürleri tarafından imzalanması için imzalama süreçlerini tanımlamak ve yerleştirilmesini kontrol etmek,

e.   Proje süresince ortaya çıkabilecek beklenmedik durumları idare edebilmek için süreklilik planları ve stratejilerini kontrol etmek,

f.    Ortaya çıkabilecek riskleri belirlemek ve raporlamak,

g.   Bu süreçteki ilgili tüm belge ve dokümanlar için müşteri imzası ile onay almak,

·         Proje Takibi aşamasında;

a.   Spesifik çıktılar için proje takım üyelerine dağıtılmış olan işlerin etkinliğini kontrol etmek,

b.   Planlanan işlerin gerekliliklere uyumunu tespit etmek ve raporlamak,

c.   İşleri aşamalı olarak değerlendirmek ve uygun risk analizlerini düzenli olarak üretmek,

d.   Olası riskleri belirlemek ve dokümante etmek,

e.   Bu süreçteki ilgili tüm belge ve dokümanlar için müşteri imzası ile onay almak,

·         Proje Bitimi aşamasında;

a.   Proje başlangıç dokümanında belirlenmiş olan amaçlara göre kapsam üzerinde inceleme yapmak,

b.   Proje dokümantasyonunu incelemek,

c.   Teslim edileceklerin takibini yapmak,

d.   Beklenen tüm ürünlerin kapsamının takibini yapmak,

e.   Takip etme için tavsiyelerde bulunmak,

f.    Proje bitiş raporunu hazırlamak,

g.   Bu süreçteki ilgili tüm belge ve dokümanlar için müşteri imzası ile onay almak,

Olarak belirlenmiştir.

İş Süreç Sorumluları

İş Süreç Analiz Sorumluları aşağıdaki ana iş süreçlerinden birer temsilci olarak projede görev alacaklardır:

·         Mali İşler

·         Satış, Pazarlama, Müşteri Hizmetleri, İletişim

·         Operasyon

·         Satın Alma

Bu temsilcilerin görev ve sorumlulukları:

·         Koordinasyon kapsamında Uygulama Geliştirme Grubu tarafından analiz sürecinde ihtiyaç duyulan yetkin kaynaklarla görüşme ortamını hazırlamak, yazılı bilgi taleplerini yetkin kaynaklara yönlendirerek cevaplanmasını sağlamak, talep edilen dokümantasyonun oluşturulmasını sağlamak,

·         Analiz sonucu onay öncesinde ilgili birimler ve iş kolu ile ilgili tasarım çalışmalarının birim yetkilileri tarafından incelenmesini sağlamak, iş tanımı ve süreçlerinde herhangi bir uyumsuzluk olması halinde Proje Yönetim Ofisi’ni bilgilendirmek,

·         Uygulama Geliştirme Grubu kaynakları ile birlikte çalışacak kullanıcı temsilcilerinin ve kabul testlerinde çalışacak kaynakların projeye katılımını temin etmek üzere koordinasyonu sağlamak,

·         İlgili birimleri proje gelişimi ile ilgili olarak bilgilendirmek; geçiş öncesi hazırlık, eğitim ile ilgili her türlü aktivitenin koordinasyonunu sağlamak,

·         İlgili birimlerde yeni sisteme geçiş öncesinde ve sırasında gerçekleştirilecek çalışmalar ile ilgili koordinasyonu sağlamak,

Olarak belirlenmiştir.

İş Analiz ve Süreç Dokümantasyonu Ekibi

İş Analiz Ekibi’nin  görev ve sorumlulukları:

·         Yazılım Geliştirme Ekibi’ne verilmek üzere fonksiyonel tasarım dokümanını; standartları, süreç anlatımları, hata, uyarı, yönlendirme durumlarını, diğer modüller ile etkileşimlerini ve fizibilitesini de dikkate alarak detaylı ve hızlı bir şekilde hazırlamak ve güncelliğini sağlamak,

·         Yazılım Geliştirme Ekibi ile beraber çalışarak süreçlerin anlaşılabilirliğini sağlamak, Yazılım Geliştirme Ekibi tarafından geliştirilen yazılımın prototipini incelemek, ve bu konuda Yazılım Ekip Lideri’ni bilgilendirmek,

·         Kullanıcı el kitaplarını; işin tanımı, uyulması gereken kurallar ve hata mesajları çerçevesinde hazırlamak ve hazırlanmasını koordine etmek,

Olarak belirlenmiştir.

Kalite Güvence ve Test Ekibi

Teknik Ekip Lideri’ne bağlı olarak çalışacak Kalite Güvence ve Test Ekibi’nin  görev ve sorumlulukları:

·         Test senaryolarını iş süreçlerinin gerektirdiği koşulları dikkate alarak detaylı bir şekilde oluşturmak, dokümante etmek ve Teknik Ekip Lideri’ne bildirmek,

·         Testler sırasında gerçekleşebilecek hataların belirli standartlar altında dokümante edilmesi için, gerekli şablonları ve rapor formatlarını hazırlamak,

·         Test senaryoları çerçevesinde, yazılımı biten modüllerin Kalite Kontrol Testlerini gerçekleştirmek,

·         Kalite Kontrol Testlerinden geçen modüllerin Kullanıcı Kabul Testlerini, İş Süreç Analizi Sorumluları ile koordineli olarak gerçekleştirmek,

·         Yazılım Geliştirme Ekibi tarafından geliştirilen ve testleri tamamlanan yazılımın gerçek ortama geçiriliş aşamasında, Yazılım Geliştirme Ekibi ile birlikte planlamayı hazırlamak, bu konuda ilgili birimler ile koordinasyonu sağlamak,

Olarak belirlenmiştir.

Sistem Konfigurasyon ve Alt Yapı Sorumlusu

Proje Alt Yapı Yöneticisi sistem kurulum ve işletim konfigurasyonu, geliştirme ve implementasyon süreci alt yapı ihtiyaçlarının belirlenmesi, sağlanması ve kurulumundan sorumludur.

·         Proje Altyapı Sorumluları’nın görevleri, projenin her türlü donanım, iletişim, altyapı güvenliği ihtiyaçları konusunda Proje Ekibine teknik destek sağlamak, ilgili süreçleri planlamak, koordine etmek ve yürütmektir,

·         Hazırlanan uygulama yazılımınının üretim ortamına taşınmasını bununla ilgili ihtiyaçları belirleyerek gerçekleştirmektir,

·         Proje Geliştirme sürecinde sistem konfigurasyonu, işletimi ve mevcut altyapı uyumları ve çalışma zorlukları konusunda Proje Geliştirme Ekibiyle koordineli çalışırak projenin yapılanmasını gerçekleştirir.

Olarak belirlenmiştir.

Teknik Danışman

Süreç Danışmanı fonksiyonel ihtiyaçların belirlenmesinden sorumludur ve bu konuda İş Analiz Ekibi’ni yönlendirir.

·         Mevcut iş süreçlerini ve proje gereksinimlerini, bunların diğer modül etkileşimleri ile ilgili verimliliğini de gözönünde bulundurarak belirlemek amacıyla analiz ve fizibilite çalışmalarını gerçekleştirmek,

·         Yazılım Geliştirme Ekibi’ne verilmek üzere fonksiyonel tasarım dokümanının, standartların, süreç anlatımlarının, hata, uyarı, yönlendirme durumlarınının, diğer modüller ile etkileşimlerinin ve fizibilitesinin de dikkate alınarak hazırlanmasına katkıda bulunmak,

·         Fonksiyonel tasarım dokümanı hazırlanırken ilgili teknik birimleri bilgilendirmek, projenin içeriği ve büyüklüğünü dikkate alarak sunum yapmak,  önerileri değerlendirmek ve gereken düzenlemeleri yapmak,

Olarak belirlenmiştir.

Yazılım Geliştirme Lideri

Yazılım Geliştirme Grup Liderlerinin sorumlulukları:

·         Kendisine bağlı Proje ekiplerini yönetmek,

·         Projenin misyonuna uygun kendi grubuna ait tasarımının teknik olarak yapılmasını sağlamak,

·         Teknik tasarımı yapılan yazılımların geliştirilmesini sağlamak,

·         Geliştirilen yazılımların Yazılım Geliştirme içi ön testlerinin (birim ve entegrasyon testleri) yapılmasını sağlamak,

·         Yapılan testler sonucu çıkan hata ve değişikliklerin yapılmasını sağlamak,

·         Proje Ekibi ile birlikte geçiş planlamasının yapılmasını sağlamak,

·         Alt yapı gereksinimleri için ilgili bölümlerine yönelik spesifikasyonlarını hazırlamak ve koordinasyonu sağlamak,

·         Yazılım standartlarının uygulanmasını sağlamak,

·         Belirlenen  standartlarda teknik dokümantasyon oluşturmak,

·         Belli aşamalarda analiz için İş Analiz Ekibi ile ortak çalışma yapmak,

·         Sorumlu oldukları alt gruplarla ilgili teknik tasarımlara onay vermek, geçiş planlaması ve yöntemi, ve Yazılım Geliştirme ön test onaylarını vermek,

·         Sorumlu oldukları alt gruplarla ilgili  kaynak tahsislerini ve planlamasını yapmak,

·         Kendi grubuna ait kişilerin performanslarını değerlendirmek,

Olarak belirlenmiştir.

Yazılım Geliştirme Uzmanları

Yazılım Geliştirme Uzmanları sorumlulukları:

·         Proje Ekip Üyeleri alt-projelerin ve genel projeyi destekleyen görev planlarının geliştirilmesinde Proje Yazılım Grup Liderlerinin kendilerine sorumluluk olarak atadığı görevlerin zamanında tamamlanmasından sorumludur.

·         Ekip Üyeleri Planlama Aşaması süresince proje liderlerinin talepleri baz alınarak geliştirilecek olan görev planlarının oluşturulmasında görev alacaklardır. Ekip Üyeleri bu süreç içerisinde kabul edilebilir proje planlarının, kapsamının ve zamanlamasının geliştirilmesi için gerekli olan teknik bilgi ve kısıtlamaları sağlayacaklardır. Proje esnasında teknik bilgilerini kullanarak belirlenmiş proje adımları Proje Ekip Üyeleri tarafından tamamlanacaktır.

·         Ekip Üyeleri Uygulama Aşamasında tüm görevlere ait alt-proje planlarını uygulamaya koyacaklar; sistem, teknik performans ve proje durumuna ait bilgilerin Proje Liderleri ve Yöneticilerine iletildiğini garantileyeceklerdir. Ayrıca Ekip Üyeleri görev ve proje başarısının garantilenmesi için teknik ve operasyonel alanlardaki problem ve sorunların zamanında rapor edildiğinden emin olmalıdırlar.

Eğitim Ekibi

Proje Yöneticisine bağlı olarak çalışacak Eğitim Ekibi’nin  görev ve sorumlulukları:

·         Proje hayata geçirilmeden önce kurum personelini eğitecek personele eğitim vermek ve eğitim dokümanlarını hazırlamak ve hazırlanmasını koordine etmek,

·         Eğitim planlanması kaynakları belirlemek eğitim ajandalarını oluşturmak ve Proje Yöneticisiyle paylaşmak,

·         Eğitim Planlaması ve Logistiği konusunda eğitim departmanı ve idari işlerlerle değerlendirme yapmak,

·         Eğitim planı, dokümanları , ajandası yönetimi konusunda Proje Yöneticine rapor sunmak ve şirketin XXXXXX geçiş eğitim planı haline getirtilmesini sağlamak,

·         Proje hayata geçirilmeden önce kurum personelini eğitecek personele eğitim vermek ve eğitim dokümanlarını hazırlamak ve hazırlanmasını koordine etmek

Olarak belirlenmiştir.