1. AMAÇ

Bu dokümanın amacı XXXXXX  Projesi’nin tüm anahtar süreçlerini, alt-projelerini, ürün ve hizmet kalitesini ve operasyonlarını olumsuz olarak etkileyebilecek olayların sistematik olarak tespiti, incelenmesi ve önlemlerin geliştirilip uygulamaya alınmasını sağlamaktır.

2. KAPSAM

Bu doküman, XXXXXX Projesi çerçevesinde, tüm anahtar süreçler, alt-projeler ve ürün ve hizmet üretiminde kullanılacak risk yönetimi ve analizi politikalarını kapsamaktadır. 

3. TANIMLAR

Risk: Riskin bu doküman içindeki anlamı; gerçekleşmesi istenmeyen bir olayın gerçekleşme olasılığı ve gerçekleştiği durumda doğuracağı olumsuz sonuçların etki derecesidir. Bu tanıma göre istenmeyen olayın gerçekleşme olasılığı veya doğuracağı olumsuz sonuçların etki derecesi arttıkça risk artar.

Risk Analizi: Risk analizi ve yönetimi bir süreç, uygulama veya projedeki risklerin gerçekleşme olasılıklarının ve etki düzeylerinin hesaplanması, kaynaklarının ve doğuracağı sonuçların tespiti ve risklerin ortaya çıkmasını veya etkilerinin en aza indirgenmesi için alınması gereken tedbirlerin ve düzeltici etkinliklerin belirlenmesi sürecidir.

Paydaşlar: Bir proje, süreç veya uygulamadan etkilenen tüm taraflar.

4. UYGULAMA

Risk Tanımlama

Bir proje, süreç ya da uygulamayı etkilemesi olası risklerin, risk karakterlerinin belirlenmesi ve dökümantasyonu risk tanımlama faaliyetidir. Risk tanımlama Proje Yönetim Ofisi tarafından bir kerelik bir konu olarak değil, sürekli ve sistematik bir faaliyet olarak ele alınmaktadır. Riskler iç nedenlerle (Proje Yönetim Ofisi’nin kontrol edip etkileyebileceği)  birlikte dış nedenlerden de kaynaklanıyor (Proje Yönetim Ofisi’nin kontrolünde olmayan) olabilir. Risk analizi yapılırken fırsatlar da ele alınmaktadır.

Girdi:

Ürün / hizmet tanımları

Sahip olunan kaynaklar (teknolojik, fiziksel, insan kaynakları)

Çeşitli planlama çalışmalarının ve uygulamaların çıktıları

Geçmiş veriler

Çıktı:

Risk kaynakları

Potansiyel risk oluşumları

Risk belirtileri

Diğer süreçlere, uygulamalara, projelere sağlanacak girdiler

Risk Değerlendirme

Riskin değerlendirilmesi ve süreç, uygulama veya proje çıktılarına olası etkilerinin incelenmesi sürecidir. Bu süreçte karmaşık, çok sayıda faktör vardır:

Fırsatlar ve tehlikeler

Bir risk birden fazla etkiye sahip olabilir

Bir fırsat başka bir konuda tehdit olabilir

Kullanılan matematiksel yöntemler

Girdi:

Paydaşların kabul edebilecekleri riskler

Risk kaynakları

Potansiyel risk oluşumları

Maliyet tahminleri

Etkinlik süre tahminleri

Çıktı:

Değerlendirilecek fırsatlar, önlem alınacak tehditler

Göz ardı edilebilecek fırsatlar, kabul edilebilecek tehditler

Risk Sınıflaması:

Kabul görme riski

Teknoloji riski

Uygulama riski

Organizasyonel risk

Süreç riski

Risk Gerçekleşme Olasılığı:

Risk Etki Değerleri:

Önlem Geliştirme

Fırsatlar için geliştirilecek adımların ve tehditlere karşı geliştirilecek önlemlerin belirlenmesi bu sürecin ana faaliyetleridir. Tehditlere karşı geliştirilecek önlemler üç ana kategoride ele alınır:

Önleme - tehdit kaynağının yok edilmesi

Etki azaltma - risk gerçekleşme ihtimalinin ve olumsuz etkisinin azaltılması

Kabul - sonuçları kabullenmek. Kabullenme aktif (acil durum planlarının hazırlanması) veya pasif (daha düşük kar marjını kabullenmek gibi) olabilir.

Girdi:

Değerlendirilecek fırsatlar, önlem alınacak tehditler

Göz ardı edilebilecek fırsatlar, kabul edilebilecek tehditler

Çıktı:

Risk yönetim planı

Diğer süreçlere sağlanacak girdiler

Kurtarma planları

Tahsisler

Sözleşmeye bağlanmış anlaşmalar

Geliştirilen Önlemlerin Kontrolü

Risk gerçekleştiği takdirde risk yönetim planının çalıştırılması sürecidir. Unutulmaması gereken bir diğer nokta da tüm risklerin ve olasılıklarının tam olarak tanımlanamayacağı, kontrol edilemeyeceğidir. Risk gerçekleştiği takdirde, temel belirleme, inceleme ve önlem geliştirme döngüsü işletilmelidir.

Girdi:

Risk yönetim planı

Gerçekleşen riskler

İlave risk tanımlamaları

Çıktı:

Düzeltici faaliyetler

Risk yönetim planı güncellemeleri

Etkinlikler ve Performans Kriterleri

Risk yönetimi planlama

·         Potansiyel, algılanan ve gerçekleşen risklerin süreç / proje paydaşlarından uygun kişilerin danışmanlığı ve yönetimin rehberliği doğrultusunda, risk yönetim planına baz oluşturacak şekilde belirlenmesi, dökümante edilmesi, analiz edilmesi,

·         Bilgi analizi, seçeneklerin değerlendirilmesi ve genel süreç / proje çevresi içerisinde tercih edilen risk yaklaşımının belirlenmesi için gerekli risk yönetimi yöntem, teknik ve araçlarının seçilmesi ve kullanılması,

·         Risk yönetimi plan ve stratejileri geliştirilmesi ve müşteri ve uygun diğer paydaşlara iletilmesi,

·         Risk yönetim sisteminin geliştirilmesi ve uygulamaya alınması.

Proje risk yönetimi

·         Projenin, üzerinde uzlaşılmış proje ve risk yönetim planları ile uyumlu şekilde yönetilerek hedeflere ulaşılması için gerekli genel yaklaşımın güvenceye alınması,

·         Projenin gelişiminin gözden geçirilmesi, sapmaların analiz edilmesi ve proje hedeflerini ve değişen ortamdaki çelişkileri minimumda tutacak önlemlerin başlatılması,

·         Proje çıktıları üzerindeki iç ve dış risklerin gözlenmesi ve proje hedeflerine ulaşmak için gerekli önlemlerin alınması, gerekiyorsa proje hedeflerinin değiştirilmesi.

Risk yönetimi sonuçlarının incelenmesi

·         Proje sonuçlarının, risk yönetim sisteminin etkinliğini değerlendirmek amacıyla, gözden geçirilmesi ve analiz edilmesi,

·         Risk ile ilgili konular ve iyileştirme önerilerinin belirlenmesi, dökümante edilmesi ve gelecek proje uygulamaları için yönetime aktarılması.

Uygulama Kanıtları

·         Yeni projelerin planlanmasında, daha önceki projelerden edinilen derslerin uygulandığını gösteren kayıtlar,

·         Potansiyel risk listeleri,

·         Risklerin belirlenmesi ve sıralanmasına ait kayıtlar,

·         Risk analizi, öngörü ve tahminler ve yeniden değerlendirmelere ait detaylı kayıtlar,

·         Risk yönetim planları,

·         Risk eylem planları ve planların uygulama kayıtları

·         Risk yönetim sistemi geliştirme ve yönetimi kayıtları,

·         Risk yönetim sistemi, planları ve prosedürlerine yapılan değişikliklerin kayıtları,

·         Formal risk yönetimi düzenlemelerine ait dökümantasyon (sözleşme, vb).