E-İş kapsamında Taşımacılık konusuna farklı yaklaşımlar...

Bu yazılar bilisim.milliyet.com.tr adresinde E-İŞ bölümünde yayınlanmaktadır. (Şubat-Mart'2005)
 

Önce Taşıyalım...

E-İş : Günümüzün moda terimi. Tüm şirketler bu zincirin bir parçası olarak bu halka içersinde olmayı hedefliyorlar. Hatta Türk zekası devreye giriyor ve patronlar arasında şöyle bir slogan yayılıyor “Oturduğumuz yerden para kazanacağız...!”... Acaba gerçekten öylemi ? Gelin bu konuyu farklı bir açıdan irdeleyelim...

Bir üretici var, ürünlerim internetten de satılsın diye düşünmekte. Bunun için yeni arayışların peşinde. Bir patron da olsun, parası olsun ve aklında da internet üzerinden satış yaparak para kazanmak olsun. Burada yer alacak, reklam verecek, müşteri kazanacak ve satış yapacak. Bir insan düşünelim, oturduğu yerden iki “tıklama” sonucunda siteye girecek, beğendiklerinin siparişini verecek...Veee beklemeye başlayacak ürünüm kapıma gelsin diye...İşte E-pazaryerinin tüm oyuncuları hazır.

İşte tam bu arada internet dünyasının dışına çıkıyoruz. Artık ne CRM, ne ERP, ne SCM var, sadece “insan” var. Ürünün tedarikçisinden alınması için mevcut bilgisayar sistemleri ile yapılan bağlantılar sayesinde, iş emri taşıma işlemini yapacak firmanın bir şubesindeki mesaj kutusuna düştü ! Tabii o an internet bağlantısı kesik değilse J Olsun GPRS sistemleri ile bağlanırız yada son model cep telefonlarına SMS geçeriz. İşte o şubenin asgari ücretin biraz üstünde maaş alan kuryesi üretici şirkete gidip, sipariş edilen ürünün koduyla bir kutu veya koli alacaktır. Dikkat edin, taşıyıcı firma için, alınacak olan ürün değildir artık sadece bir kolidir. Hele farklı farklı tedarikçilerden alınarak toparlanacak bir sipariş ise artık tedarikçi ne verdiyse onu alacaktır. Daha sonra bu koliler, çeşitli transfer yöntemleri ile alıcının verdiği adrese en yakın şubeye kadar gelecektir. Bu arada benim ürünüm nerede diye merak eden alıcı, bu aşamaları oturduğu yerden, interneti kullanarak takip etmek isteyebilir. O zaman kendi sipariş numarasıyla eşleşen başka bir numara karşısına gelecektir. Bu numara, taşıma yapan firmanın kendi sisteminde kullandığı gönderim numarasıdır. Acaba bu hareketleri detaylı biçimde görebiliyor mu ? Taşıyıcı firmanın sistemleri uygunsa ve entegre ise görebilir...Lakin mevcut taşıma şirketleri henüz bu aşamaya gelemediler...

Kolinin teslim edileceği adreste, alıcının istediği tarihte hatta saatte alıcıyla teslim edecek kuryenin buluşmasına geldi sıra...Eğer adres, tarih ve saat bilgileri her iki taraf içinde uygunsa bu buluşma gerçekleşir. NASA’nın uzay gemilerinin buluşması bana göre daha kolaydır. Alıcı bir hevesle koliyi kendisine uzatılan belgeyi imzalayarak teslim alır. Artık zincir tamamlanmıştır. Koli pardon “ürün” alıcıya teslim edilmiştir. Koli açıldığında eğer şans yaver gitmişse doğru ürün, sağlam şekilde karşısındadır.

Ama ya şans yaver gitmemişse ? İşte bu andan itibaren alıcının birden fazla muhatabı vardır : Alışveriş yaptığı site, taşıma yapan firma, hatta ürünün asıl tedarikçisi olan firma...Bu üçgen içersinde sorunun çözümü bulunduğu gibi sorun çözümsüzde olabilir...

CRM sistemleri ne güne duruyor ? Müşterimizle ilişkilerimizi düzeltmek için almadık mı bu sistemi ? Alırız kayıt altına düzelir. Hatta SCM bile bu konuda bize yardımcı olacaktır. Tedarikçi firmayla bu sistem üzerinden kurduğumuz ilişki sorunu çözecektir.

Korkmayın ! kurulan bu sistemdeki bilgisayara dayalı işlerden herhangi bir sorun çıkmaz. Ama bilişim dünyasının dışına çıkıldığında yani gerçek dünyaya adım attığınızda sorunlar her zaman olabilir. Yollarımızın, eğitimimizin, alt yapımızın kalitesi geliştikçe bu sorunlarda aza inecektir. İşte o yüzden en

iyi bilgisayar sistemlerine ve yazılımlara sahip olmak yeterli değildir. Doğru İnsanlarla çalışmak birinci şarttır. Bunu gerçekleştirdiğimiz zaman işte o zaman gerçek E-INSAN olmuş olacağız...

Bu konu daha çok su kaldırır bu yüzden önümüzdeki hafta işlemeye devam edeceğiz...

İzlenebilir Taşıma....

Geçen hafta “Önce Taşıyalım” başlığı altında E-İş serüveninde sizleri ; internet dünyasından gerçek dünyaya taşımayı hedeflemiştim Bu hafta da,  konuya devam ediyoruz.

E-pazaryerinde buluşan alıcı ve satıcının arasındaki alışverişi tamamlayan halkayı kısaca  “Taşımacılık”  olarak tanımlayabiliriz. İster kargo şirketleri , ister lojistik şirketleri satıcının tedarikçisinden başlayarak alıcının müşterisine kadar geçen süreçte malı, hizmeti, ürünü yani “Koli” yi taşırlar. Gelin bu taşıma süreçlerini yerimizin elverdiği ölçüde biraz daha yakından tanıyalım. Bu süreçte yer alan kargo şirketi, nakliye veya lojistik şirketi , ben bunlara kısaca “taşıyıcı” olarak adlandırıyorum, nasıl çalışırlar ?

Taşımacılık şirketlerinin çalışma şekli bir HUNİ’ye benzer. Huninin ağzı geniştir. Bu, birden fazla şirketle yapılan taşımacılığı gösterir. Huninin daralan kısmı , taşımacılık şirketinin kendi sistemini işaret eder. Değişik değişik şirketlerden alınan koliler, sistem içinde birleşirler ve bir noktadan bir noktaya kadar beraber hareket ederek, koliler zamanında alıcısıyla buluşturulur. İşte bu zaman zarfı içinde her türlü koli, taşımacılık sistemi içinde tanımlanmış bir numarayla takip edilir. Bu numara sistem içinde tektir. E-Ticaret şirketinde ki sipariş numarasıyla veya bir fabrikadan çıkan irsaliye numarasıyla eşleşir. Böylece her firma kendi sisteminde, alışık olduğu numaralandırmayla takip ettiği işini, bir başka firmayla kurmuş olduğu entegrasyonda da izleme şansını elde etmiş olur. Kolinin teslim edildiği zamandan başlayarak, verilen adrese götürülerek teslim edilmesine ve bu teslim bilgisinin de tekrar geri verilmesine kadar ki süreçte bu numara kullanılacaktır. Görüldüğü üzere taşımacılık şirketleri, Huni’nin başında, birden fazla şirketle kuracakları sistem entegrasyonunda ortak bir numarayı kullanmak ve bunu süreçlerin hiç bir aşamasında kaybetmemek, değiştirmemek zorundadırlar.

Alıcı oturduğu yerden alışveriş ettiği siteden elindeki sipariş numarasını girerek, bir bayi fabrikaya yolladığı siparişin numarasıyla “Malım Nerede” diye sorguladığında hepsi hunide birleşir ve nerede olduğu bilgisi anında gösterilir. Satıcı veya fabrikada, gönderilen kolinin teslimatının zamanında ve eksiksiz olarak yapıldığının bilgisini de bu numaradan geri alır.

Çift yönlü bir data alışverişinin olduğu bu sistemde taşıma şirketlerinin bilgi işlem alt yapılarının esnek, kolayca geliştirilebilir, diğer sistemlerle entegre olacak şekilde olması gerekir. Bilginin sürekli sorgulandığı bu sistemde iletişim alt yapısının kesintisiz ve yüksek hızlarda olması şarttır. Özellikle sürecin ilk noktasındaki göndericilerin  kullandığı yazılımların farklı farklı olması nedeniyle data entegrasyonunun önemi çok daha büyüktür taşıma şirketleri için. Bu işlemleri yapabilmek için kendi bilgi işlem ekiplerinin olması hem donanımsal hem yazılımsal çözümleri kendi içlerinde bulabilmeleri gerekmekte. E-Ticaret işiyle uğraşan firmaların kendilerine partner ararlarken bu noktaları iyi araştırmalıdırlar.

Bunlardan dolayı, bildiğimiz kargo şirketleri, kabuk değiştirmek zorunda kalarak, Lojistik firmalar haline gelmeye başlamışlardır. Teknolojiyi en üst seviyeden kullanarak pazardaki rakiplerinden bir adım öne geçmek istemektedirler. Ayrıca kendi sistemlerini de geliştirerek özellikle “izlenebilirlik” sloganı ile satışlarını arttırma uğraşı içindedirler. Sadece taşıma yaparak değil, bu taşıma esnasında verebilecekleri katma değerler yaratarak müşteriler açısından cazip hale gelme isteğindedirler. Firmalarında dış kaynak kullanarak maliyetlerini en aza indirme uğraşları da bu işbirliklerinin kolayca kurulmasını sağlamakta. Tarafların iş yapma hevesleri yeterli görülmemeli ve mutlaka doğru, kalıcı çözümlerle işe başlanmalıdır. Pazarda zaman zaman örneklerini gördüğümüz “Hele bir başlayalım, istim sonradan da gelir” düşüncesi sadece firmalara zarar vermekle kalmıyor bu firmalardan hizmet alanları da olumsuz etkiliyor. Türkiye’mizde E-Ticaret’in istenilen rakkamlara erişmemesinin bir nedeni de bu güvensizliklerdir..

Görüldüğü üzere E-İş sürecine giren her firma belli bir süre sonra ya yok oluyorlar ya da değişime ayak uydurarak pazarda kalıcı hale geliyor.

Bu konuya bağlı olarak bir sonraki yazımız , “Veriyi Taşıyalım” üzerine olacak...

Veriyi Taşıyalım...

Bilgi teknolojilerinin başdöndürücü bir hızda ilerlemesi sonucunda irili ufaklı tüm şirketler bu değişime ayak uydurmak zorunda kalmışlardır. Şirketler, faaliyetlerini kolaylıkla yürütebilmek, kaynaklarını en optimum şekilde kullanmak için yazılımlar kullanmaktadırlar. İster kendileri geliştirmiş olsunlar isterse dışardan bir paket alarak bünyelerine adapte etmişler ve karar verme süreçlerini hızlandırmayı hedeflemişlerdir. Amaç ; pazarda rekabet edebilmek ve maliyetlerini düşürmektir.

Şirketler, amaçları bu olunca asıl faaliyet konularının dışında kalan işleri dışarıya vererek, hem zamandan hem kaynaklardan tasarruf etmeye başlamışlardır. Tasarrufun ölçülebilmesi ve izlenebilirliği içinde mevcut programlarından yararlanacaklardır. İşte bu noktada yazımızın asıl konusu devreye girmektedir.

Diğer şirketlerle işbirliğine giden firmaların kullandıkları yazılımların veri alışverişine uygun alt yapısının olması ilk şarttır. Hatta şirket içinde farklı işler için alınmış/geliştirilmiş yazılımların birbirleriyle konuşabilir olması gerekmektedir. Bir programda üretilmiş bir verinin veya bilginin bir başka program tarafından kullanabilir halde taşınması hızı ve beraberinde doğruluğu getirecektir. Aksi takdirde tekrar tekrar aynı bilgilerin girilmesi hata yapmayı kolaylaştıracak ve hız kaybettirecektir.

Günümüzde özellikle kurumsal firmaların E-Şirket modeli altında, Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) paketlerini kullandığını biliyoruz. Çoğu kurumsal firma ERP paketi alım kararını kolaylıkla verir. Programın satın alma maliyetlerinden biri de “Danışmanlık Hizmeti” kalemidir. Paketin şirkete nasıl uyarlanacağı ve mevcut diğer sistemlerle entegrasyonunun nasıl gerçekleşeceği bu danışmalık hizmetinin vereceği kararlarla yapılır. Firmanın iş süreçlerine göre adapte edilmiş bu programlarda veriler çoğunlukla karmaşık yapıda tutulurlar. Programların iç yapısı ve bilgilerin tutulduğu veritabanı incelendiğinde  kompleks yapı hemen farkedilecektir.  Bu sistemlerde dışardan veri alınması veya dış ortamlara veri aktarması ne yazık ki çok kolay olmamaktadır. Bu yapıdan bilgilerin toplanılması veya dışardan alınmış olan verilerin bu yapıya uyarlanması ayrı bir uzmanlık gerektirmektedir.

Müşteri / Sipariş / Stok / İrsaliye / Fatura gibi ana fonksiyonların çalışması sırasında dışardan bir bilgi alınması veya burada üretilen bilgilerin diğer sistemlere aktarılmasında hangi bilgilerin hangi zamanlarda hangi işlem adımları ile transfer edileceği teorik olarak çıkartılsa da pratikte o kadar kolay mümkün olmuyor. Hele bu bilgi dışardan başka firmadan alınacak veya verilecekse...Ortak kodların belirlenmesinde yaşanan sıkıntılar, işlem adımlarının sırasında bir kayma, bir aksaklık verinin taşınmasında ki en büyük engellerdir. Hele firmaların bilgi işlem ekipleri sistemlerine tam olarak hakim değillerse sorun daha da büyük olacaktır. Transfer yöntemlerinin nasıl ve ne şekilde olacağı ekiplerin bilgi düzeyleri ile doğru orantılıdır. Ayrıca geliştirilen iş modeline uygun olarak tasarlanmış veri transferlerinin gerektiği zamanlarda değiştirilebilir olması da gerekmektedir. Bu değişikliklerin firmaların kendi bilgi işlem ekipleri tarafından dışardan danışmanlık desteği alınmadan yapılabiliyor olması istenmektedir.

Bu verinin hangi yolla taşınacağı da ayrı bir konudur. Özellikle yabancı firmalar kendi çalışan networklerine dışardan bilgisayarların girmesine güvenlik nedeniyle izin vermemektedirler. Virüsler, trojanlar veya benzeri kurtçuklar yoluyla sistemlerine sızmaların olacağı varsayımları düşünülürse haklıdırlar. Böyle olunca da üretilen veri çoğunlukla Internet ortamında text, XML formatında ya FTP ya E-MAIL sunucularına gönderilmektedir. Bu sistemlerin birinin çalışmaması veya kısa süreli kesintiler verinin taşınmasını engellemektedir. Günümüz Türkiye’sinde data alt yapısının her yerde istenilen kalitede olmadığını da hepimiz iyi biliyoruz. Verinin taşınmasında da izlenen yol tek yönlüdür. Yani çoğunlukla yaratılan bir veri direkt olarak gönderilir. Eğer bu veri üzerinde sonradan bir değişiklik yapılırsa değişiklik bilgisi gönderilmez verinin son hali tekrar gönderilir. Peki gönderilmiş olan eski veri işlenmişse yani sisteme alınmış ve kullanılmışsa ne olacak ?

Yabancı ERP paketlerinin kendi koşullarıyla Türkiye koşulları arasında kullanım açısından farklılıkları bulunmaktadır. Müşteri bilgilerinin tanımlanmasında adres bilgilerinin İL/İLÇE bazında girilmiyor olması,  stok tanımlamasında kullanılan kodlamalar ve bunları açılımları, muhasebe hesap kırılımları gibi etkenler verinin taşınmasında ki diğer zorluklar olarak gösterilebilir.

Şirketlerin bilgi işlem ekiplerinin, kullandıkları yazılımlara tam anlamıyla hakim olmaları, mümkün olduğunca en az seviyede dışardan danışmanlık hizmeti almaları yapılacak veri transfer işlemlerinde gerekenlerdir. Dışarıya bağlı olunması işlerin yapılmasında ve geliştirilmesinde hem zaman açısından engel çıkartacak hem de maliyetleri arttıracaktır.

Veriyi üretmek ve korumak kadar bunu taşımanın da önemli olduğu bilinciyle...