MS Windows FAX veya NT uyumlu FAX-Server Yazılımları.

Şirketlerin Microsoft 95 Networking veya NT Network ortamlarında kullanabilecekleri FAX uygulamalarının tanıtılması.

Her iki uygulamada da mevcut fax hattının ve fax makinasının çalışmaya devam etmesi tavsiye edilir. Bilgisayar ortamı dışındaki çıktıların faxlanması, telefon ve fax hatları tek olan yerlere fax çekilmesi vb. durumlar da bunların kullanılmaya devam edileceği unutulmamalıdır.

Yaygın olarak kullanılan Exchange / Outlook (message programları) ve Excel, Word gibi programlarda hazırlanan dosyalar, Microsoft Exchange ile standart olarak gelen FAX özelliğini kurarak ile çok az bir maliyetle kullanılabilir. Bir PC'ye takılacak FAX/MODEM kartı ve direkt telefon hattı ile bağlantısı yapılır ve diğer kullanıcılara paylaşıma açılır.

Bu sistemde kullanıcılar FAX'I, WORD, EXCEL vb. programlar da bir yazıcı gibi (printer driver) kullanarak direkt olarak gönderirler. Gelen faxlar, modemin bulunduğu PC tarafından kullanıcılara mesaj yoluyla (Inbox kullanarak) gönderilir.

1. Control Panel (denetim masası) “Add/Remove Programs” (Program Ekle/Kaldır) seçeneğininden “Windows Setup” (Windows Kur) sayfasına geçiniz.
2. Components (Araçlar) listesinden Microsoft Fax’ı seçiniz. Daha önceden Microsoft Exchange kurulmamışsa, Windows 95 otomatik olarak bunun da kurulmasını isteyeceğinden işaretleyecektir. OK tuşuna basınız.

1. Control Panel (Denetim Masası) “Mail and Fax” simgesini çift tıklayın ve “Add” seçeneğini seçin
   veya

Microsoft Exchange menüsünde Options/Service bölümünden “Add” seçeneğini seçiniz.

2. Add Service (Servis ekle) penceresinde “Microsoft Fax” seçiniz.
3. Microsoft Fax sizden isminizi, fax numarasını ve modem tipini belirlemenizi isteyecektir. OK butonuna basınız
4. Microsoft Fax Properties (Özellikler) penceresinde “Message” (Mesaj) , “Dialing” (Arama), “Modem” ve “User” (Kullanıcı) alt bölümlerinde size ait bilgileri giriniz. Sisteme daha önceden tanıtılmış olan modemin özellikleri “Modem”bölümünde otomatik olarak gelecektir.
5. Microsift Fax sisteme tanıtıldıktan sonra , Microsoft Exchange programının Fax menüsündeki Setup seçeneğini seçerek özelliklerin değiştirilmesi gerekmektedir.
6. Daha sonra bu fax/modem’in network üzerindeki diğer kullanıcılar tarafından da kullanabilmeleri için paylaşıma (share) açılması gerekmektedir. Bunun için Microsoft Fax Properties (Özellikler) penceresindeki “Modem” bölümündeki modeme bir isim (burada NETFAX) verilmelidir. Daha sonra “Properties” (özellikler) butonu tıklanmalıdır. Burada erişime tam yetki vererek (full access) paylaşıma açılır. Network yöneticisi isterse genel güvenlik kuralı olarak bu kaynağa erişim için bir şifre verebilir. Paylaşım olarak kullanıcılı esaslı erişim seviyesi kullanılıyorsa bu faxı kullanacak kişilerin kullanıcı kimlikleri tanıtılmalıdır.

1. Microsoft Exchange Programını çalıştırınız.
2. “Tools” menüsü, “Microsoft Fax Tools” seçenekleri içindeki “Options” seçeneğini seçiniz.
3. Ekrana gelen Microsoft Fax Properties penceresinde “Modem” bölümünü seçiniz.
4. “Modem properties” (Modem Özellikleri) den “Add” (ekle) seçiniz.
5. “Add a Fax Modem” dialog kutusunda “Network Fax Server” seçerek OK butonuna basınız.
6. “Connect to Network Fax Server” dialog kutusunda, paylaşıma açılan modemin adını (burada verdiğimiz örnekte NETFAX dır) yazınız ve Ok butonuna basınız.
7. “Microsoft Fax Properties” dialog kutusunda, ekrana gelen server adını seçiniz ve “Set as Active Fax Device” butonuna basınız.

FAX Gönderilmesi :

Network altında çalışan kullanıcıların fax gönderebilmeleri için farklı yöntemler kullanabilirler. Windows 95/98 sisteminin ve eğer kullanıyorlarsa OFFICE 95/97 programının getirdiği özellikler sayesinde istediklerini seçebilirler.

Bunlar ; printer drive olarak göndermek, Microsoft Exchange altında göndermek, Accessories (Donatılar) altındaki seçenekten göndermek.

Bütün bu seçeneklerden fax gönderim işlemine başlandığında “Compose New Fax” programı devreye girecek ve aşağıdaki gibi bir pencere kullanıcının karşısına gelecektir.

Gönderilecek faxı alacak kişinin adı ve fax numarası girilir veya “Address Book” butonuna basarak daha önceden girilmiş olanların arasından seçilir. “Recipients” kısmına gönderilecek yere ait bir özellik varsa girilir. Adres defterine öyle bir tanıtım yapılmışsa otomatik olarak girilenler buraya gelir.

“Next” butonuna basarak işleme devam edilir. Fax ön sayfası (cover page) istenirse uygun olanı seçilir ve gerekirse bu sayfaa yer alacak metin-mesaj yazılır. Daha sonra asıl gönderilecek olan mesaj-dosya fax içine yerleştirilir.

Bu işlemlerden sonra binary dosya formatında oluşturulan fax dosyası, fax server üzerindeki modem üzerinden gönderilmeye başlanır. Fax server bu sırada meşgulse (fax alıyor veya başka birinin faxını gönderiyorsa) işlem kuyruğa atılarak bekletilir. Fax server üzerindeki operatör isterse gönderilecek faxlar listesinde öncelikleri değiştirebilir.

Fax Server üzerine gelen fax, operatörün Microsoft Exchange programı içine gelecektir. Operatör faxı görerek hangi kullanıcıya/departmana geldiğini belirler ve bunu iç mesaj olarak ait olan posta kutusuna iliştirerek gönderir.

Burada ufak bir hatırlatma yapmakta yarar var eğer bu şekilde çalışan bir sisteme dışardaki kullanıcı kendi bilgisayarından fax gönderirken gidecek olan kişi adresine

Daha geniş kapsamlı özelliklere sahip bir programın şirkete alınmasıdır. Bu tür yazılımın çalışacağı tahsis edilmiş NT 4.0 yüklü bir makina ve içine takılacak kartlarla birden fazla direkt telefon hattının bağlanması maliyeti oluşturan unsurlardır. Bu yazılımların PC tarafında kullandıkları özel programları olduğu gibi bazı yazılımlar mevcut programlar (Inboc, Outlook gibi) beraber çalışabilirler.

Bu yazılımların benzerlerini uzak ofislere kurduğumuzda, bulunan şehir içine, mevcut data hatlarından hatta Internet yoluyla fax çekerek telefon maliyetlerini önemli ölçüde düşürmek mümkündür.