E-Posta ve Kullanım Durumu

E-posta en genel tanımıyla toplumda bireyler, gruplar ve örgütler arasında bilginin elektronik olarak üretilmesine, kullanılmasına, saklanmasına dağıtılmasına ve değişimine olanak sağlayan yeni bir iletişim, etkileşim ve paylaşım aracıdır.

İnternet ve web teknolojilerinin ürünü olarak doğan bu yeni iletişim aracı, dünya üzerinde özellikle bilgi toplumu altyapısını oluşturmada önemli yollar kat etmiş  ülkelerde giderek yaygın olarak kullanılmaktadır. Nitekim, Nua kayıtlarına göre, ABD’de halkın %40’nın ve toplam işgücünün üçte ikisinin e-posta kullanıcısı olduğu görülmektedir. Öte yandan, Avrupa ve Asya/Pasifik ülkelerin büyük bir kısmında çalışan nüfusun %5’i ve hane halkının da %6’sı e-posta kullanıcısıdır. (http://www.nua.ie/surveys/index.cgi?f=VS&art_id=905355701&rel=true.).IDC E-posta Kullanım Tahmin ve Analiz Raporu Batı Avrupa’da 2000’de 511 milyar olan yıllık gönderilen e-posta sayısının 2005’de 1.6 trilyona ulaşacağını ve 2005 yılına kadar günlük gönderilen e-posta sayısının da 35 milyarı bulacağını göstermektedir. (http://www.nua.ie/surveys/index.cgi?f=VS&art_id=9053561021&rel=true.).Tüm dünyada ise 1990’larda 15 milyon olan e-posta -account-kullanıcı sayısının 2002 yılına kadar 1 milyara ulaşacağıöngörülmekteydi.(http://www.nua.ie/surveys/index.cgi?f=VS&art_id=905355701&rel=true).

Ülkemizde internet ve e-posta kullanımında sayısal duruma bakacak olursak, internet kullanıcı sayısının son zamanlarda yürütülen çeşitli kampanyalarla iki milyonu aştığını ve her internet kullanıcısına ait en az iki e-posta adresi hesabıyla e-posta kullanıcı sayısının da yaklaşık olarak 4 milyonun üzerinde olduğunu söyleyebiliriz. Ülkemizde diğer konularda olduğu gibi bilişim alanında istatistiksel bilgilere ulaşmak üzere yapılan araştırmalar yok denecek kadar azdır. Dolayısıyla bu alanda sayısal büyüklükler ancak tahmini olarak belirlenebilmektedir.Bu rakamlar nüfusumuzun ancak %3-4’nün internet ve e-posta olanaklarından yararlanabilme şansını yakaladığını göstermektedir. Bu sonuç bize diğer gelişmekte olan ülkelerde olduğu gibi ülkemizde de sayısal uçurumun-digital divine-oldukça büyük olduğunu ifade etmektedir. Dolayısıyla devletin bu uçurumu daraltmak üzere gerek internet, gerek e-posta kullanımını yaygınlaştırmak üzere stratejiler geliştirmesi ve politikalar üretmesi kaçınılmazdır.

Devlet-Vatandaş İletişiminde Neden E-Posta?

Bu sorunun yanıtını verebilmek için e-postanın diğer iletişim araçlarına göre ne gibi farklılıklara ve özelliklere sahip olduğuna bakmak gerekir. Henüz bireyler ve kurumlar için oldukça yeni olan ve gün geçtikçe kullanımı artan bu yeni aracı telefon, mektup, ve yüz yüze iletişimden farklı kılan özellikleri şu başlıklar altında özetleyebiliriz:

·                     Maliyet

·                     Hız

·                     Süreklilik

·                     Erişebilirlilik

·                     Gizlilik

·                     Güvenirlilik

Devlet vatandaş etkileşiminde e-posta kullanımının en çarpıcı yönü bu iletişim aracının sağladığı maliyet üstünlüğüdür. E-posta iletişimi kağıda dayalı iletişimle gelen kırtasiye, basım ve postalama maliyetini ortadan kaldırmaktadır. Örneğin, ABD’de Gelirler Kurumu (IRS) vergiyi elektronik ortamda sunulan formlarla toplayarak maliyet sağlamaktadır. Bu yolla daha önce geleneksel yönteme göre 1040 doküman için 3,17 dolar harcama yaparken bu rakam aynı sayıda dokümanın elektronik ortamda işlenmesiyle 1,76 dolara inmiş ve yaklaşık 1,5 dolarlık tasarruf sağlanmıştır.

Bilginin elektronik ortamda iletilmesi, aynı zamanda bilgiyi üretme, işleme ve saklamaya olanak sağlayarak bilginin el ile-manuel- işlenmesini ortadan kaldırır. Öte yandan bilginin hatalardan arındırılması ve noksanlıklarının giderilmesi otomatik olarak gerçekleştirilebilmekte ve elektronik ortamda iletilen bilgiler sorgulanabilmektedir.

E-posta küreselleşen dünyada iş ya da seyahat  amacıyla ülkelerinden uzaklaşan vatandaşların devlete erişimini ve etkileşimini kesintisiz-sürekli yürütmesine olanak tanımaktadır.

Devlet-vatandaş arasında iletişime konu olan bilgilerin önemli bir bölümünün gizlilik derecesi yüksektir. Bilgi teknolojileri alanında gelişen yeni araç ve yöntemler güvenli bilgi iletimine olanak tanımaktadır. Ayrıca güvenli bilgi üretimi ve iletimine yönelik araştırmalar da devam etmektedir.

Bu özellikleriyle e-posta bir taraftan devlet ve vatandaş arasında sağlıklı iletişim ve etkileşim ortamı sağlarken, diğer taraftan vatandaşın karar alma süreçlerine katılımını kolaylaştırıcı ortam sunar. Ancak devlet vatandaşın yönetime katılımına olanak sağlayacak atmosferi oluşturduğunda bu araç anlam kazanır.

E-Posta Kullanım ve Yönetiminde Kısıtlar - Engeller

Devlet-vatandaş iletişiminde e-posta yukarıda sözedilen avantajlar yanında  kimi dezavantajları da beraberinde getirmektedir. Bunların en dikkate değeri halkı e-posta olanağına kavuşturmak üzere yapılacak yatırım maliyetinin yüksek olması ve teknolojik gelişmelere bağlı olarak yenilenme yatırımı gerektirmesidir.

İkinci önemli dezavantaj güvenlik ve gizlilik sorunudur. Devlet-vatandaş iletişimine konu olan bilgiler güvenlik açısından oldukça önemli nitelik taşımaktadır. Devlet-vatandaş arasında e-posta iletişimi devletin güvenli bir ulusal e-posta altyapı kurmasını gerektirmektedir. Böyle bir altyapı için teknolojik olanaklar hızla gelişirken, buna karşın yasal ve yönetsel altyapı henüz buna uygun değildir.

Öte yandan, pekçok kamu kurum ve kuruluşu mevcut uygulamalarını bilgisayar ortamında yürütmekte ve önemli veri tabanlarına bilgi sistemine sahip olmaktadır. Bu haliyle mevcut bilgi sistemleri halkın kullanımına ancak standart nitelikteki raporlar ve formlarda bilgiler sunabilme özelliğine sahipken, halkın bireysel bilgi gereksinimlerine online yanıt verebilecek yapıdan uzaktır. Dolayısıyla henüz kamu kurum ve kuruluşları vatandaşlarla online iletişime girecek alt yapıya sahip değildir.

Devletin e-posta kullanımında bir başka kısıtlılığı da henüz bu internet ve e-posta’nın gelişmekte olan ülkelerde nüfusun çok küçük bir oranınca –çoğunlukla %5’den az ([1])- kullanılabilir olmasıdır. Gerek gelir düzeyi düşük, gerekse fiziki engelli vatandaşların bu aşamada bilgi teknolojilerin olanaklarından yararlanabilecek olanaklar –internet ve e-postayı ucuz ya da ücretsiz kullanım, fiziki engelliler için özel donanımlar- henüz yeterince yaratılamamıştır.

Bir başka kısıtlılık da, kamu yönetiminin yeniden yapılanma çalışmalarında gerek örgütsel yapı gerekse yönetsel süreçlerde bilgi teknolojilerin olanaklarından etkili yararlanabilmeyi sağlayacak yönetsel ve örgütsel değişimin gerçekleştirilememesidir.

Bu konuda sözedilmesi gereken bir başka önemli engel ise, hem yöneticilere hem de vatandaşlara bilişim ve internet kültürünün henüz yeterli düzeyde kazandırılamamasıdır.

E-Posta’ya Geçişte Devlete Düşen Görevler

Devlet-vatandaş iletişiminde e-posta kullanımına geçişte herşeyden önce şu sorulara yanıtlar aranması gerekir:

·                                Vatandaş devletin veritabanlarına nasıl erişmeli?(Bilgi sistemi yönetim politikası

oluşturma)

·                                Gizli bilgiler için güvenlik nasıl sağlanmalı?(Bir bilgi güvenliği politikası oluşturma)

·                                E-postaya resmiyet kazandırmada e- imza ve e-kimlik konularında ne tür yasal

düzenlemelere gitmeli? (Bilişim hukuku oluşturma)

Bu bağlamda Devletin üstlenmesi gereken görevleri şöyle özetleyebiliriz:

Kamu kurumlarına yönelik bir e-posta yönetim politikası oluşturmak

E-posta’nın sağladığı iletişim olanakları devlet kurumlarıyla vatandaşlar arasında e-posta iletişim hacmini gün geçtikçe artmaktadır. Bu nedenle devletin aşağıda sıralanan sorulara hızla yanıtlar arayarak kapsamlı bir e-posta yönetim politikası oluşturması gerekir:

·                     E-posta hacmi ne olabilir?

·                     Vatandaşı e-posta olanaklarından haberdar etmek için ne tür eğitim programları düzenlenebilir?

·                     E-posta standart bir formatla sunulabilir mi?

·                     Kurumlarda e-posta yönetimi ne tür bir örgütlenmeyi ve insan kaynağını gerekli kılar? Burada görev alacak insangücünün yetiştirilmesi için ne tür eğitim programlarına gereksinim vardır?

·                     E-posta kullanımında kabul edilebilir güvenlik düzeyi ne olabilir?

·                     Devlet kurumları sayıları hızla artan JUNK ve SPAM iletilerden nasıl korunabilir?

E-posta iletişimde güvenlik standartları oluşturmak

Devlet vatandaş arasında e-posta iletişimi diğer iletişim araçlarından (posta, telefon, kişisel) farklı bir güvenlik sistemini (kriptografi) gerektirmektedir. Güvenli bir e-posta iletişimi şu özellikleri gerektirir:

·                     Gizlilik (privacy). Devlet-vatandaş iletişimine konu olan bilgiler yetkisi olmayan erişimcilere açık olmamalıdır.

·                     Bütünlük (integrity). İletilen bilginin içeriği ve formatı herhangi bir biçimde değişime uğramamalıdır.

·                     Güvenirlilik (Authentication). İletişime giren tarafların iletişimle ilgili güvenleri tam olmalıdır.

Kamu kuruluşları sahip oldukları misyonlara göre farklı güvenlik düzeylerine gereksinim duyar. Dolayısıyla bu farklılıklara hitap eden güvenlik standartlarını oluşturmak ve korumak çok kapsamlı çalışmaların yapılmasını gerektirmektedir.

Ülkemizde kişi ve kurumların talepleri üzerine e-imza ve e-kimlik BİLTEN tarafından verilmektedir. Ancak, kamuda e-posta iletişiminde henüz güvenlik standartları oluşturulmamıştır. henüz kamuya e-imza ve kimlik veren bir kamu otoritesi yoktur. Ancak, Adalet Bakanlığı’nın konuyla ilgili çalışmalar yürüttüğü bilinmektedir. Öte yandan, Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı bünyesinde oluşturulan YBS Merkezi’nin kamuya e-imza ve kimlik veren kurum olma yönünde çalışmalar yürüttüğü söylenmektedir.

Güvenli e-posta için gerekli altyapıyı kurmak

Burada sözedilen altyapı yalnızca teknik değil aynı zamanda yönetsel ve hukuki düzenlemelerin yapılmasını içermektedir. Günümüzde teknoloji güvenli bir e-posta altyapısını kurmaya izin verirken, mevcut idari ve hukuki altyapı bu yeni araca uygun değildir. Altyapı çalışmalarında e-postaya yasal kimlik kazandıracak e-imza standartlarının oluşturulması ve yetkisiz erişimlerden korunmak üzere kişisel bilgilerin güvenliğinin korunması yönünde kararlar alınır.

 Kamuya açık internete erişim mekanları (elektronik büfe-kiosk- vb) oluşturmak

Internet ve e-posta kullanımını geniş halk kitlelerine yayabilmek için kamuya açık yerlerde ücretsiz internet ve e-posta kullanım mekanlarının açılması kaçınılmaz görünmektedir. Özellikle ülkemizde nüfusun ancak % 3’ünün internet olanaklarına sahip olduğu düşünüldüğünde devletin açacağı ücretsiz erişim mekanlarının önemli işlev üstleneceğı açıktır.

Vatandaşlara kalıcı e-posta adresi vermek

E-posta hizmetinde sürekliliği sağlamak için vatandaşlara kalıcı e-posta adresleri verilmesi konusunda çalışmaların yapılması gerekir. Bu bağlamda MERNİS’in kapsamına halka sabit e-posta adreslerinin alınması düşünülebilir.

 Eğitim programları düzenlemek

E-posta kullanımı, bilgi güvenliği gibi konularda kamuya yönelik eğitim programları düzenleyerek bilişim kültürünün oluşmasına katkıda bulunulmalıdır.

E-Devlet ve Kamu Yönetimi

E-posta ve bu sistemi kucaklayan e-devlet kamu yönetiminde geçerli olan pek çok kuram, kavram ve modelin yeniden gözden geçirilmesine neden olmaktadır. E-devlet ve bu yapıda önemli bir yeri olan e-posta, kamu yönetimine bir taraftan hem olumlu nitelikler kazandırırken, öte yandan etkileri tüm topluma yansıyacak olan olumsuzluklar ve sorunları da beraberinde getirmektedir. Bunlardan bazıları Tablo 1’de özetlenmiştir.

Tablo 1: E-Devlet’in Kamu Yönetimine Etkileri

E-devlete geçişin henüz oldukça başında olduğumuz ülkemizde e-devlete yönelik yapılacak çalışmalarda yukarıda özetlenen olumsuzlukları kaldıracak ya da en aza indirgeyecek yaklaşımların benimsenmesi ve bu sorunlar için önceden hazırlıklı olunması yerinde olacaktır.