MESAJ GÖNDERME

Yeni bir mesaj gönderim için bu butona basılmalıdır. Ancak kullanıcı Compose menüsünden New Message seçeneğini seçerek veya kısaca Ctrl+N tuşlarına basarak da yeni mesaj gönderme işlemini başlatabilir.

Yeni mesaj gönderim ekranı aşağıdaki gibidir. Mesaj göndermek için ;

• gönderilecek kişi veya kişiler (To…)

  varsa kopya gönderilecek kişi veya kişiler (Cc…)

  mesaj tanımı (Subject)

  mesajın kendisi

bilgileri girilmelidir.

Kullanıcı ilk önce mesajı göndereceği kişi veya kişileri seçmek için To seçmelidir. Bu takdirde ekrana aşağıda adres listesi gelecektir. Listede istediği adresin üstüne gelmelidir. Mesajın asıl gideceği adres için To -> butonuna basmalı, mesajın gideceği kopya adres için ise Cc-> butonuna basmalıdır. Kullanıcı birden fazla adres seçimi yapabilir. Bu ekrandaki diğer seçenekler kullanılmamalıdır.

Adres seçimi tamamlandıktan sonra OK butonuna basarak bu ekrandan çıkar. Yapılan adres seçimleri bir önceki ekranda görülecektir.

Kullanıcı Subject alanına göndereceği mesajla ilgili kısa bir tanım yazmalıdır. Bunun amacı mesajı alacak olan kişi(ler) mesaj içeriğini daha kısa zamanda anlamaları içindir.

Artık sıra mesajı yazmaya gelmiştir. Mesaj yazma alanı basit anlamda bir yazı yazma editörüdür. Burada yazı biçimleri değiştirilebilir, paragraf özellikleri kullanılabilir. Ayrıca mesaj olarak yaratılmış olan WORD veya EXCEL gibi dosyalar gönderilebilir.

Mesajların yazılmasında kullanıcıların dikkat etmeleri birkaç temel özellik vardır.

• Mesajlar kısa ve öz olmalıdır. Amacı kısa zamanda anlatan ifadeler kullanılmalıdır.

• Gizlilik arz eden mesajlar, karşılıklı olarak şifreleme yöntemi ile gönderilebilir. Bunun için supervisor ile temas etmeniz gerekmektedir. Gereken ayarlar supervisor tarafından yapılacaktır.

• Mesajların içeriği seviyeli olmalı ve herhangi bir şekilde kötü anlama yol açılabilecek ifadelerden kaçınılmalıdır.

• Bazı mesajlar, bir mesaja cevap niteliğinde olabileceğinden ya önceki mesaj RESEND (ki ileriki bölümde anlatılacaktır) edilmeli ya da mesajdan alıntılar yapılarak cevap yazılmalıdır.

Mesaj yazıldıktan sonra sıra gönderme işlemine gelmiştir. Bunun için kullanıcı ekranda görülen bu butona bastığında (yada Ctrl+Enter tuşlarına basılır) mesaj gönderilmiş olacaktır. Ancak ana makina (server) herhangi bir nedenle kapalı ise bu mesaj gitmeyecek ve OUTBOX bölümünde bekleyecektir. Ana makina açıldığında bekleyen mesaj otomatik olarak alıcısına gönderilecektir.

Mesaj alıcısına gönderilip gönderilmediği veya alıcının mesajı okuyup okumadığı aşağıda gösterilecek olan parametreleri kullanarak mümkündür. Böylece kullanıcılar mesaj trafiğini kontrol etmiş olacaklardır.

Bu amaçla kullanıcı menüden Tools/Options seçildiğinde ekrana yandaki pencere gelir. Buradan Inbox (gelen kutusu) programının kullanımına yönelik olarak parametreler düzenlenebilir.

Ancak kullanıcılar gösterilenler dışındaki hiçbir bölüme girmemeleri gerekmektedir.

Sonraki bölüm