Bilgi İşlem Departman Bütçesi ve Satın Alma Yönetmeliği
Günümüzde Toplam Kalite kavramı yaygın olarak bahsedilmekte ve şirketler tarafından uygulanılmasına çalışılmaktadır. Burada özellikle Bilgi İşlem Deparmanları Yöneticilerine yönelik olarak "Bütçe Hazırlama Esasları" ve “Satın Alma Yönetmeliği” örneği verilmektedir. Bilgi işlem yöneticileri aynı zaman da şirketin çalışmasını sağlayan belli procedür, yöentmelik ve kuralları koyabilen, bunları programlara kataran ve kontrol edilmesini sağlayan kişilerdir. Bir bakıma şirketin organizasyonundan sorumludurlar. Yaşadığım tecrübeler ve edindiğim bilgiler ışığı altında hazırladığım bu yazının tüm bilgi işlem yöneticilerine yardımcı olmasını arzu etmekteyim.
Burada yazılan yönetmelik ve örnek form şirketlerin kendi bünyesine uyun olarak değiştirileceği kesindir. Amacım, yola çıkış noktası hazırlamaktır. Hazırlanan yönetmelik tamamen “Toplam Kalite” kavramına uygundur. Ancak yazının içeriğinden de anlaşılacağı üzere birtakım departmanlar ve procedürlerin şirket içinde kurulmuş ve çalışır olması gerekmektedir. Bu birimler bir departman olabileceği gibi bir veya birkaç kişi tarafından da yürütülebilir.
Özellikle şirketlerin satın alımlarını yürüten “Satın Alma” birimi, bilgi işlem cihazlarında yürütmeyi “Bilgi İşlem Yöneticisi” ne bırakmak zorunda kalmaktadırlar. İşin doğasıda bunu gerektirmektedir.
Burada “Bilgi İşlem Yöneticisi” konumunda olan kişilere birkaç ufak hatırlatmayı uygun görmekteyim. Şirketlerin çalışma dönemlerine göre belirlenmiş hedeflere ulaşmada bilgisayar ve çevre birim ihtiyaçlarını önceden tahmin etmeleri işlerini kolaylaştıracaktır. Diğer departman yöneticileri ve özellikle şirket üst yönetimi ile yapacakları görüşmelerle bu hedefler kolayca alınabilinir. Buna göre ihtiyaç olacak bilgi işlem ekipmanlarının belirlenmesi ve bunların fiyatlandırılması çalışmasını yaptıklarında ön bütçe yapmış olacaklardır. Cihaz fiyatlarının USD cinsinden olmaları, bütçeninde bu para cinsi bazında olmasını gerekli kılar.
Bütçede yer alabilecek bazı başlıklar ve kalemler aşağıdaki şekilde olabilir. Bu başlıklar ve kalemlerin tutarları dönemsel olarak (3, 6 veya 12 aylık olarak) ay bazında bütçede gösterilmelidir. Bütçe hazırlanırken elemanların sayıları, alacakları tahmini ücretler ve sabit giderlerde göz önünde bulundurulmalıdır. Şirketin hedeflerine göre eleman alımı söz konusu olacaksa bunun döneminin önceden belli olması tavsiye edilir. (İşten çıkarmalar olmaması da tavsiye edilir... ;-] )
Elemanlar
Sabit Giderler (Maaş, SSK)
Yemek
Servis
Telefon vd.
Malzeme Alımı
Bilgisayarlar
Yazıcılar
Diğer üniteler
Yazılım/Program
Sabit Giderler
Data hatları (Uydu, Lease Line, Turpak, vd.)
Internet erişim
Tamir Giderleri
Bilgisayar
Yazıcı
Diğer üniteler
(bu kalemlerde her ay belli bir tutarı sabit olarak gösterilmelidir)
Bakım Giderleri
Yazılım/Program
Danışmalık hizmetleri
Donanım Bakımları
(bu kalemlerde hizmet alınacak şirketler ve tutarların ödeneceği dönemlerin belirtilmesi uygun olur)
Üst Yönetim İstekleri
Donanım
Yazılım
(bu kalemlerde belli dönemlere uygun tutarlar yazılmalıdır)
Diğer Giderler
Kırtasiye
Kargo/PTT
Tabii günümüz Türkiye’sinin malum olan ekonomik durumu her an sürprizler yapabilir. Bunun için esnek bir bütçenin hazırlanması gerekmektedir. En az ve en fazla durumlara göre hazırlanacak birden fazla bütçe şirket üst yönetimine sunulmalıdır. Bu bütçede şirket üst yönetimin anlık ihtiyaçları olabileceği düşünülerek böyle bir kalemin göz önünde bulundurulmasında yarar vardır.
Doğal olarak alınacak cihazların miktar/tutar rakkamlarında gerçekçi tahminler de bulunulması gereklidir. Ne fazla uçulması (!) ne de kendi kendimizi boğacak şekilde olmamasına dikkat edilmelidir. Bu bütçeye göre şirket üst yönetiminden malzeme alınması onayının daha kolay gerçekleşeceği düşüncesindeyim.
Hazırlanan bütçenin şirket üst yönetimi tarafından onaylanmasından sonra
uygulamaya geçilir.
Uygulama iki şekilde olabilir : Bütçeye uygunluğun
alım sırasında kontrolü veya dönemsel olarak alımların bütçesel kontrolü.
Bütçeye uygunluğun alım sırasında kontrolü ; aşağıda verilmiş olan forma benzer bir formun doldurularak bütçeye uygunluk onayı bütçe departmanı veya yetkilisi tarafından verilir.
Dönemsel olarak bütçenin kontrolü ; bütçeye uygun alımların ve harcamaların insiyatifi bilgi işlem yöneticisindedir. Dönem sonlarında (aylık, 3 ay vb.) bütçe yetkilisi alımların bütçeye uygunluk kontrolünü yapar.
Alım yapılmadan önce alınacak malzemenin ait olduğu bütçe kaleminde uygun tutar
araştırılması yapılır. Tutarın yetmediği durumlarda diğer masraf kalemlerinden
aktarımın yapılması gerekir. Ancak genel bütçe toplamını geçmemek kaydıyla. Buna
rağmen bütçe yetmiyorsa bağlı olunan bir üst kademenin bütçesinden transfer
yapılabilir. Bu üst kademe, Genel Md. Yrd veya Genel Md. olabilir.
Bütçe hazırlamak ve uygulamak belli disiplinlerin bir araya gelmesiyle olabilir ancak. Şirketlerin departmanlar bazında masraf bütçelerini hazırlamaları ve buna bağlı olarak harcama yapmaları onları ve çalışanları kontrol altına alır. Hele bütçenin altında harcama yapıldıysa bunun belli bir oranda çalışanlara arasında paylaştırmak veuya bir sonraki döneme aktarmak gibi motivasyonlar bütçenin şirket içinde hayata geçirilmesini daha kolay kılar.
Satın Alma Yönetmeliği
Şirket içinde kullanılacak ofis malzemelerinin temininden veya şirkete yönelik hizmetlerin alınmasından Satın Alma Yetkilisi sorumludur.
Yalnızca Bilgi İşlem Cihazlarının satın alınması ve hizmetlerinden Bilgi İşlem Yöneticisi sorumludur.
Uygulama
Satın alınacak hizmetler ve/veya
malzemeleri kapsayacak belli bir gruplandırma Bütçe departmanı tarafından
yapılacaktır. Şirketteki departmanlar, yıl içinde bu gruplardaki harcamaların ne
olacağına dair isteklerini Bütçe departmanına iletecektir. Bütçe departmanı,
departmanların bu isteklerini, Genel Müdürlük istek ve görüşleri doğrultusunda
düzenleyerek kesinleştirecek ve departmanlara dağıtımını yapacaktır.
Şirket içinde kullanılmak üzere satın alınması istenen hizmet ve/veya malzeme(ler) ile ilgili olarak departman yöneticisi tarafından ekte verilen “ONAY FORMU” uygun şekilde doldurulur. Hizmet ve/veya malzemeye ait özel bilgiler varsa formdaki ‘Açıklama’ alanına yazılır. Bu formdaki ‘Müdür’ kısmını imzalayarak Satın Alma Yetkilisine veya Bilgi İşlem Yöneticisine verir.
Satın Alma Yetkilisi veya Bilgi İşlem Yöneticisi istek üzerine fiyat ve temin yeri araştırması yapar. Piyasadan en az üç değişik firmadan teklif alınır. Gerekli durumlarda istek yapan departman yöneticisiyle görüşerek araştırmaları hakkında bilgi verir ve görüş alışverişinde bulunur. Fiyat, kalite, temin zamanı, ödeme şekli vb. konularında kıyaslama yaparak en uygun olanı seçer. Onay formundaki fiyatları doldururarak toplam bedeli bulur.
Onay formu, Bütçe departmanına gönderilerek Bütçeye uygunluk kontrolleri yapılır. Departmanın bütçe grubundaki harcamaların limiti aşmaması şarttır. Harcama limiti altındaysa direkt olarak satın alma işlemine geçilir. Limit aşım durumlarında aşan miktar genel müdür yardımcısının harcama limiti altındaysa Genel Müdür yardımcısının onayına gönderilir. Genel müdür yardımcısının onayı sonrasında satın alma işlemi yapılır. Eğer harcama tutarı genel müdür yardımcısının limitini de aşıyorsa genel müdür onayına çıkartılır. Genel Müdür onayladığında satın alma yapılır.
Onaylanmış istek Satın Alma Yetkilisi veya Bilgi İşlem Yöneticisi tarafından işleme konulur ve seçilen firmaya siparişi geçilir. Ödeme bedeli, şekli ve tarihine ait bilgileri ekte verilmiş olan “ÖDEME EMRİ” formuyla Muhasebe departmanına iletir. Muhasebe departmanındaki ilgili kişi bu bilgileri “Ödeme planına” girerek finansman departmanını haberdar eder.
Hizmet sona erince veya malzeme(ler) gelince Satın Alma Yetkilisi veya Bilgi İşlem Yöneticisi tarafından irsaliyesi imzalanarak teslim alınır ve gerekli kontrolleri yapılır. Kontrolden geçen malzeme(ler) ilgili departmana iletilir. Kontrolden geçmeyen malzeme(ler) ilgili firmaya değiştirilmesi ve/veya düzeltilmesi için geri verilir. Satın almayla ilgili fatura(lar) üzerinde de fiyat, hesaplama ve şekil şartı kontrolleri yapılır. Uygunsa faturanın arkası imzalanır ve onay formuna iliştirilir. Uygun olmayan faturalar yeniden düzenlenmek üzere firmaya geri gönderilir. Bu belgelerin bir kopyası Satın Alma Yetkilisinde veya Bilgi İşlem Yöneticisinde dosyalanır. Asıl belgeler (Onay formu ve faturalar) ilk önce Bütçe departmanına gönderilirek Bütçe takip işlemine bilgi girişi yapılır. Daha sonra bu belgeler Muhasebe departmanına gönderilir.
Muhasebe departmanı ilgili muhasebe hesaplarına giriş yapar ve belgeleri arşivinde saklar. Ödeme günü geldiğinde finansman departmanı ödemeyi uygun şekilde yapar ve muhasebeleştirme işlemini yapar.
