2.1.5. RAPOR
2.1.5.1. Rapor Nedir
Access ile tabir yerinde ise bu kadar uğraşmanızın bir sonucu olması gerekir. Bu sonuca “Rapor” denir. İlk veritabanı işlem programı tasarlandığında adı “Tablo ve Rapor Uygulaması” idi; rapor ilk günden beri veri-işlemin ayrılmaz parçası olagelmiştir. Access 2000 de bu geleneğin dışında değildir: şu ana kadar fark etmiş olduğunuz güçlü veri-işlem araçlarının aynı etkinlikle bu verilerin rapor haline getirilmesinde de kullanıldığını göreceğiz.
Access 2000, raporlarını tablo ve sorgulardan elde eder, ya otomatik olarak, ya da sizin talimatınızla biçimlendirir ve veritabanının bir nesnesi olarak veritabanı dosyasının içinde kaydeder. Bu raporları Ofis 2000 ailesinin diğer üyeleri olan Excel ve Word ile paylaşabilirsiniz.
Access 2000’nin veritabanı penceresinde tablolar, formlar ve sorgular gibi raporların da ayrı bir nesne grubu halinde toplandığını, “Tasarım görünümünde rapor oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak rapor oluştur” şeklinde iki kısa yol bulunduğunu göreceksiniz. Raporlar nesne grubunu seçtiğinizde veritabanı penceresinin Yeni düğmesi, bu iki kısa yola ek olarak, dört ayrı rapor sihirbazını daha kullanma imkanı sağlar. Bunların arasındaki iki otomatik rapor aracı belki de en sık kullanacağınız rapor elde etme yöntemi olabilir. Bu iki yöntemde Access 2000 sizin işaret edeceğiniz tablo veya sorgudan elde edeceği raporu kendisi biçimler. Diğer sihirbazlar ve tasarım görünümde rapor oluşturma yöntemlerinde ise raporunuza siz şekil verirsiniz.
Rapor, ana hatlarıyla tanımlarsak, bir tablo veya sorgunun alanlarının, alan adları ile birlikte kağıt üzerinde yerleştirilmesi demektir. Şimdi OtoRapor ve kendi tasarlayacağımız raporları ayrıntılı ele alalım.
Burada gördüğünüz “Otomatik Rapor: Sütunlu” ve “Otomatik Rapor: Sekmeli” sihirbazları, OtoRapor tekniğini kullanırlar. OtoRapor yoluyla her iki yöntemde de sadece bir tablonun veya sorgunun içeriğini baskıya hazır hale getirebilirsiniz. Bununla birlikte ortaya çıkacak rapor farklı olur.
Sekmeli OtoRapor: her kaydı bir sıraya koyar; her alan sağa doğru sütunlar halinde dizilir. Alan adları, sütun başlığı olarak kullanılır ve çoğu zaman bütün adların kağıda sığması amacıyla kısaltılır. Sütun genişlikleri, bütün veriyi sığdıracak şekilde ayarlanır.
Sütunlu OtoRapor: her kayıt sayfa üzerinde bir grup oluşturur; alan adları solda, alan içerikleri sağda iki sütun halinde dizilir. Bir kaydın alan sayısı ve içerikleri bir sayfaya yakın yer tutuyorsa, Access 2000 ikinci kaydı yeni bir sayfada başlatabilir.
Ne zaman hangi OtoRapor’un kullanılabileceğine ilişkin bir kural koymak zordur. Bazı veri türlerinde ve tablo yapılarında sütunlu, diğerlerinde sekmeli raporun işe yaradığını göreceksiniz. Genel bir ilke olarak, çok kayıt, çok alan ve alanlarda kısa veriler bulunan tabloların Sekmeli; az kayıt, az alan fakat alanlarda uzun bilgiler bulunan tabloların ise sütunlu biçime daha elverişli olduğunu söyleyebiliriz. Tablonuza hangi otomatik raporun uygun düştüğünü sınayarak bulabilirsiniz.
Access 2000 OtoRaporları, Windows’un varsayılan yazıcısıni ve yazıcının o andaki kağıt boyutu ayarlarını dikkate alarak biçimlendirir. Kimi raporlar açısından kağıdın dikey veya yatay olması önem taşıyabilir. OtoRaporu yeniden oluşturmak ve yazıcıya göndermeden önce Access 2000 içinden yazıcı ayarlarını değiştirmek mümkündür. Ayrıca Access 2000, raporunuzun birden fazla sayfaya bölünmesi halinde sütunların önce yatay sonra dikey, veya önce dikey sonra yatay yazdırılması gibi ince ayarlara da imkan verir.
Üçüncü bölümde sorguları ele alırken, bir tablonun farklı alanlarını birleştirerek Adres Listesi adlı bir tablo oluşturmuştuk. Şimdi bu tabloyu iki yöntemle otomatik rapor haline getirelim ve farkını görelim. Bunun için veritabanı penceresinde nesnelerden Raporlar’ı ve araç çubuğundan Yeni simgesini tıklayın.
Burada, üstte “Otomatik Rapor: Sütunlu” seçeneğini seçtikten sonra veri kaynağı kutusunun seçme okunu tıklayarak, veritabanında mevcut bütün tablo ve sorguları gösteren listeden, Adres Listesi tablosunu seçin. İkinci bölümde Adres Defteri veritabanını oluşturmadıysanız veya üçüncü bölümdeki sorgu alıştırmasını yapmadıysanız, içinde iki alanlı tablo bulunan herhangi bir veritabanını kullanabilirsiniz. Tamam’ı tıkladığımızda, Access 2000, tablodaki verileri kullanarak otomatik tablomuzu baskı ön izleme penceresi halinde görütüleyecektir.
Üçüncü bölümdeki sorgu alıştırmasını yaparken sorgunun oluşturduğu yeni tabloda, alan adı olarak “Deyim1” ve “Deyim2” kelimelerinin seçildiğine dikkat etmiştik. Şimdi bu adların yeni raporumuzda kullanıldığını görüyorsunuz. Bu adları raporu tasarımın görümünde açarak düzeltebilirdik. Fakat geç kalmış değiliz; OtoRapor da, bütün otomatikliğine rağmen, düzenlenebilir niteliktedir. Buna sonra döneceğiz. Raporu incelemeye devam edersek, her bir kaydın bir “grup” oluşturduğunu görüyoruz. Alan adları birinci sütunda. alan değerleri ikinci sütunda ve bütün alanlar bir grup oluşturacak şekilde alt alta dizilmiş bulunuyorlar.
Bu arada Araç çubuğuna da dikkat edin. Access 2000, raporu yazdırmak amacıyla hazırladığınızı düşünerek, size baskı ön izleme penceresini açmış bulunuyor. Dolayısıyla araç çubuğunda tasarım görünümüne geçmek gerekli simgenin yanında Yazıcı simgesini, raporu ekranda çeşitli büyüklüklerde ve sayfa sayısında görmenizi sağlayacak denetim simgelerini ve bu raporun sözgelimi Office 2000 ailesinin diğer üyelerinden Microsoft Word kelime işlem programı ile paylaşmayı sağlayacak Ofis Bağlantıları simgesini göreceksiniz. İlk raporunuzu kağıt üzerinde görmek için yazıcı simgesini tıklayabilirsiniz. Bir Access 2000 raporunun Word 2000’de nasıl göründüğünü ve nasıl düzenlenebildiğini Ofis Bağlantıları simgesini tıklayarak inceleyebilirsiniz. Hatta otomatik raporun otomatikliğine müdahale ederek, tasarım işini bu noktadan itibaren devralabilirsiniz. Ama buna sonra geleceğiz; şimdi bir de Sekmeli OtoRapor’u görelim. İki raporu yan yana inceleyebilmek için şimdilik Access 2000’in otomatik olarak küçülttüğü veritabanı penceresini eski önceki boyutuna getirelim, ve bu kez sekmeli OtoRapor aracını kullanalım.
Veritabanı penceresinde halâ Raporlar nesnesi seçili olmalı; Yeni simgesini tıklayın ve “Otomatik Rapor: Sekmeli” yöntemini işaretleyerek ve Adres Listesi tablosunu (veya biraz önce kullandığınız tabloyu) seçerek, Tamam’ı tıklayın. Bu kez Access 2000, alan adlarını sütunlar haline getirecek ve her bir kayıt raporda bir satır olacaktır.
Her iki raporda da Tablo adının sayfanın başlığı olarak kullanıldığına, sayfanın altında ise günün tarihi ve sayfa numarasının yer aldığını görüyorsunuz. Bu raporda da tablodaki alan adları sütun başlığı olarak kullanılıyor. Bu noktada verimize hangi rapor biçiminin daha uygun düştüğünü de kararlaştırabiliriz. Buradaki örnekte, kişilerin adları ile adreslerinin aynı satırda gösterildiği Sekmeli yöntemle yaptığımız rapor daha kullanışlı bir liste görünümü veriyor. Fakat bir kaydın bütün alanlarının böyle düzgün biçimde sekmelerle ayrılması mümkün olmayabilir. Burada sadece iki alan var ve alanların içerikleri oldukça az. Alan içerikleri uzun olsaydı sayısı arttıkça sütunlu biçim veriye daha uygun olabilir, her bir kaldı kendi grubu içinde topluca görmek daha kullanışlı olabilirdi.
OtoRapor güçlü bir araç olmakla birlikte, tablo halinde uygun göründüğü halde belge haline dönüşünce uygun olmayan sayfa veya sütun başlıkları kullanabilir. Veritabanını tasarlayan kişi olarak “Deyim1” bizim için anlam ifade edebilir; fakat raporu sunduğumuz kişi açısında burada, söz gelimi “Müşterinin Adı ve Soyadı” şeklinde bir sütun başlığı bulunması daha uygun düşebilir. OtoRaporun tasarımına nasıl müdahale edebileceğimizi ikinci raporda görelim.
Baskı ön izleme penceresinin araç çubuğunda, Tasarım görünümü simgesini tıklayın; Access 2000 raporun tasarım penceresini açacaktır.
Araç kutusu ve tasarım kılavuzu ile bu görünüm, form oluşturduğumuz pencereye çok benziyor! Access 2000’in tasarım araç kutusu, form ve rapor tasarımlarında aynı işlevi yapar. (Formların da yazdırılabildiğini hatırlayın!) İki tasarım görünümünün arasındaki başlıca fark, form tasarımında her formda tekrar eden “sayfa üst bilgisi” ve “sayfa alt bilgisi” bölümleri ancak siz isteyince oluşturulduğu halde, raporlarda bu iki bölüm varsayılın unsur olarak yer alır. Bizim şu anda yapmak istediğimiz, “Deyim1” şeklindeki sütun başlığını “Adı Soyadı,” “Deyim2” şeklindeki sütün başlığını ise “Adresi” olarak olarak değiştirmekten ibaret.
Bunun için, tasarım penceresinde Sayfa Üst bilgisi bölümünde “Deyim1” kelimesini Mouse işaretçisi ile tarayın ve yerine “Adı Soyadı” yazın. Raporun mevcut unsurlarından birinin, örneğin “Deyim1” kelimesinin bulunduğu kutuyu tıkladığınızda kutunun çevresinde seçildiğini gösteren tutamak işaretlerinin belirdiğini ve Mouse işaretçisini bunlardan sol üst köşede diğerlerinden büyükçe olanının üstüne götürdüğünüzde işaretçinin el şekline girdiğine dikkat edin.
Bu, kutuyu tutarak istediğiniz yere taşıyabileceğinizi gösterir. Daha sonra “Deayim2” kelimesinin yerine de “Adresi” kelimesini yazın. Bu arada raporun Ayrıntı bölümünde tablodan alınan Deyim1 ve Deyim2 alanlarının yer aldığına, sayfanın altındaki günün tarihinin “Now()” deyimi ile, “Sayfa 1/1” yazısının ise “="Sayfa " & [Page] & " / " & [Pages]” deyimi ile elde edildiğine dikkat edin. “Now()”, “[Page]” ve “[Pages]” deyimleri, Access 2000’in tanıdığı VBA (Visual Basic for Applications, Uygulamalar için Visual Basic) dilinden alınma kodlardır. Sütun başlıklarını değiştirme işlemini tamamladıktan sonra, araç çubuğunda baskı önizleme simgesini tıklayın; raporun basılınca alacağı biçimi yeniden göreceksiniz; fakat bu kez sütun başlıkları daha anlamlı hale gelmiş olacak.
Access 2000’in OtoRapor yeteneği ne kadar güçlü görünse de, rapor oluşturma konusunda asıl marifetinin sihirbazlar eliyle oluşturabileceğiniz etiket ve grafik raporlarında ortaya çıktığını göreceksiniz. Bu yeteneği yakından görmek için örnek olarak tebrik kartlarımızın zarfına yapıştırmak üzere adres etiketleri oluşturalım.
Access 2000, piyasada rahatça bulabileceğiniz adres, dosya, gönderme ve isim etiketlerinin çoğunu tanır ve verinizi bu etiketlere göre biçimlendirebilir. Access ile etiket oluşturmaya başlamadan önce bu tür malzemelerin satıldığı bir mağazadan ihtiyacınıza uygun ne tür etiketler bulunduğunu öğrenin. Etiketleri satın almadan önce bulabildiğiniz mark ve modelin Access tarafından tanınan etiketler arasında bulunup bulunmadığını kontrol etmelisiniz. Bunun için herhangi bir veritabanı dosyasını açın ve Etiket Sihirbazını çalıştırarak, imalatçı adını ve ürün numaralarını kontrol edin. Access 2000, 12 kadar imalatçının bine varan etiket modelini tanıyabilir.
Elinizde Access 2000 tarafından “tanınmayan” etiket stoku varsa ve bunları kullanmak zorunda iseniz, Etiket Sihirbazı’nın ikinci adımında Özelleştir düğmesini tıklayarak kendi etiket boyutlarınıza uygun bir şablon oluşturabilirsiniz.
Etiket sihirbazı, Raporlar penceresindeki Yeni simgesi tıklanarak ve açılacak kutuda Etiket Sihirbazı satırı seçilerek çağrılır. Bu pencerede kendinize bir de tablo seçmeniz gerekir. Etiket sihirbazının aslında bir sorgu aracı olduğunu görebilmek için, bu kez “kolay” bir veri tablosu değil fakat etiketin üzerindeki bilgileri bir çok alandan toplayacağımız nispeten karmaşık bir veri tablosu seçelim. Örneğin, Aile tablosu, bu amaçla kullanılabilir. Bu alıştırmayı yapmadıysanız, çok alanlı, fakat alan içerikleri kısa bir tablo seçebilirsiniz. Tabloyu seçtikten sonra İleri düğmesini tıkladığınızda, Sihirbaz etiket türü seçmenizi isteyecektir. Elinizde gerçekten yazıcınıza uygun etiket varsa ve bu etiket Access 2000 tarafından tanınıyorsa, önce İmalatçı bölümünde etiket yapımcısının adını, sonra yukarıdaki listeden etiketlerinizin ürün numarasını seçin; etiketlerinizin gerçekten yaptığınız seçime uygun boyutlarda olup olmadığını seçtiğiniz ürünün karşısındaki boyut ölçülerini etiket kutusunun üzerindeki ölçülerle karşılaştırabilirsiniz.
Üçüncü adımda etiketin görünümüyle ilgili seçim yapmaya başlıyoruz; önce etiketimizde kullanılacak yazı tipini seçmemiz gerekiyor. Beğendiğiniz bir yazı tipini, etiketinize uygun punto ölçüsünü, yazı özelliğini (kalın, italik, altçizgili), ve rengini seçin.
Dördüncü adımda işin zevkli tarafı başlıyor: etiketin içeriğini oluşturuyoruz. Seçtiğimiz tabloda mevcut alanları, alan listesinde göreceksiniz. Önce “Adı” alanını seçin ve ortadaki sağa ok simgeli düğmeyi tıklayın; sonra klavyede aralık tuşuna bir kere basın ve solda “Soyadı” alanını seçip, ortadaki oklu simgeyi tıklayın. Şimdi klavyede Enter tuşuna basın; ekrandaki etiket örneğinde imlecin aşağı satıra indiğini göreceksiniz. Alan listesinde Adres1’i seçin ve oku tıklayın; tekrar klavyede Enter’a basın. İmleç bir aşağı satıra inince, alan listesinde Adres2’yi seçin; oklu simgeyi tıklayın; Enter’a basın. Ve imleç dördüncü satırda iken sağda Şehir alanını seçin ve oklu simgeyi tıklayın. Etiket inşası bitti!
İleri’yi tıklayarak, beşinci adıma geçebilirsiniz. Bu adımda etiketlerin nasıl sıralanacağını belirleyeceğiz. Özellikle postaya vermek üzere zarf ve paket üzerine yapıştırılacak veya bir toplantıda katılımcıların göğüslerine takacakları isim etiketlerini hazırladığınız zaman bu önem taşıyabilir.
Son’u tıkladığınızda raporunuz basılmaya hazır şekliyle karşınıza gelecektir.
Access 2000’in etiketleri hangi sıraya göre basmasını istiyorsanız, bu alanın adını işaretleyin ve ortadaki oku tıklayın. Diyelim ki bir konferansa katılacak kişilere isim etiketleri hazırlıyorsunuz; katılımcıların kayıt sırasında isim etiketlerini önce soyadlarına, sonra da adlarına göre sıraya sokarak dağıtımı kolaylaştırmak istiyorsunuz. Önce Soyadı, sonra da Adı alanlarını ve oklu simgeyi tıkladığınızda Access 2000 etiketleri yazıcıya önce soyadı alanının içeriğine göre sıralayacak, sonra da bunları kendi içlerinde adlara göre sıraya koyacaktır. Bu surette oluşturduğunuz bir etiketi tasarım görünümünde açarak, biçimini değiştirebilir, arzu ediyorsanız bütün etiketlerde aynı konumda basılacak bir grafik resim de yerleştirebilirsiniz. Bunun için tasarım görümünü açtığınızda belirecek araç kutusundan Resim aracını seçmeniz ve etikette resmin almasını istediğiniz yeri tıklamanız yeterlidir. Resim aracı, disk veya disketlerinizde aradığınız grafik dosyasını bulmanıza yardımcı olacaktır.
Access 2000’in rapor sihirbazlarından grafik sihirbazı ise bir tablodan en az iki, en fazla altı alandaki verileri alarak, raporlarınıza Excel türü istatistiksel grafikler koymanıza yardımcı olur.
Access 2000’ın OtoRapor sihirbazlarının bir eksiği, bir tablonun verisi ile rapor hazırlamalarıdır. Gerçi çok acele rapora ihtiyacınız olduğunda önce farklı tabloları bir sorgu ile birleştirip, OtoRapor sihirbazına bu sorguyu kaynak olarak kullanmasını bildirebilirsiniz, fakat öyle anlar olabilir ki çok kaynaktan çok veri kullanarak raporlar hazırlamanız gerekir. Access’in Rapor Sihirbazı bu gibi durumlarda istediğiniz kadar tablodan istediğiniz kadar alanı bir raporda birleştirmenizi sağlayacaktır.
Çok tablolu rapor hazırlamak için de veritabanı penceresinde nesnelerden Raporları ve araç çubuğundan Yeni simgesini tıklamanız gerekir. Açılacak sihirbaz, daha önceki rapor sihirbazlarına benzemekle birlikte farkı ikinci pencerede göreceksiniz. Birinci pencerede raporda kullanacağınız veri tablosunu seçmeniz gereken kutuyu boş bırakarak, İleri düğmesini tıklayın.
Bu sihirbaz, daha önce benzerini ileri düzeyde tablo, form ve sorgu oluştururken gördüğümüz türden, birden fazla tablodan alan seçmenize imkan verir. Şimdi Tablolar Sorgular hanesinde, Aile tablosunu seçelim (bu tabloyu içeren Adres Defteri veritabanını yapmadıysanız, herhangi bir veritabanından herhangi bir tabloyu seçebilirsiniz). Kullanılabilir alanlar kutusunda bu tablonun alanları belirmiş olmalı. “Adı,” “Soyadı” ve “Eşinin Adı” alanlarını, sağdaki Seçili Alanlar kutusuna aktarın. Sonra, Tablolar-Sorgular kutusunda Çocuklar tablosunu seçin ve bu tablonun alanlarından Adı’nı Seçili Alanlar’a aktarın. Bu sihirbaz istediğiniz kadar tablodan istediğiniz kadar alanı rapora almanıza imkan verir. Şimdi İleri düğmesini tıklayın. Bu kez Sihirbaz, raporu nasıl görüntelemek istediğinizi soruyor.
Birden fazla tablodan alan seçtiğinizde bu alanların birbirine ile ilişkili olması gerekir. Aksi taktirde Access, hangi alanın verilerinin hangi alana göre yerleştirileceğini bilemez. Bu pencerede, her ne kadar bozuk bir Türkçe ile de olsa, Access 2000 verilerin seçtiğiniz tablolardan hangisine göre sıralanacağını sormaktadır. Bizim örneğimizde Aile tablosundan aldığımız bilgiler esas, Çocuklar tablosundan aldığımız bilgiler Aile’ye göre anlam taşıdığı için, verilerimizin Aile tablosuna göre sıralanması gerekir. Nitekim, böyle bir sıralamada, Aile tablosunun bilgilerinin üst grupta, Çocuklar tablosunun bilgilerinin alt grupta toplanacağını sağdaki örnek düzenlemede görüyoruz. İleri düğmesini tıkladığımızda, Access 2000 bu kez verileri bir alana göre gruplamak isteyip istemediğimizi soracaktır. Buradaki örnekte aileleri soyadlarına göre gruplayabiliriz. Fakat iş dünyasındaki örneklerde firmalarla ilgili bilgilerin firma adına göre gruplanması, veya bir firmanın satın alma raporunda bütün bilgilerin satın alınan malın envanter numarasına göre gruplanması mümkündür. Böylece bir bakışta hangi tür malı hangi firmalardan aldığımızı görebiliriz. Buradaki örnekte, Aile tablosundan alınan Soyadı alanına göre gruplama talep edebiliriz.
Bu durumda kayıtlarımız ailenin soyadına göre, kişinin adı, eşinin adı ve çocuklarının adları şeklinde öbeklere bölünecek demektir. İleri düğmesini tıkladığımızda verilerimizin ayrıntı bölümünün (örneğimizde bu bölümde sadece çocuk adları var; fakat çok daha fazla bilgi bulunabilirdi) hangi alanlara göre sıralanması istediğimizi belirlediğimiz pencereye geliyoruz. Bu örnekte çocuk adlarına göre sıralamanın fazla bir anlamı olmadığı için İleri’yi tıklayabiliriz. Fakat başka örneklerde kayıtların da kendi içlerinde sıralanması uygun olabilir.
Şimdi raporun sayfa düzeni ile ilgili penceredeyiz. Sayfada yer alacak unsurların yerleşim düzenini belirlediğiniz Yerleştir bölümündeki farklı seçenekleri tıklayarak, raporun biçiminin nasıl değiştiğine dikkat edin. Raporun kağıda dikey veya yatay basılmasını da buradaki yönlendirme seçeneği ile sağlarız. Kimi zaman bir “öbek” veri (bir soyadındaki kişi, eş ve çocuk adları; bir firmanın o firmaya ait bütün alanları, vs.) aynı sayfaya sığmayabilir. Bu durumda Access 2000’i bütün alanları aynı sayfaya sığdırmak üzere biraz fazla çaba harcamaya sevk edebilirsiniz. Eğer bu sayfanızı çok sıkışık bir görünüme zorlarsa, daha sonra bundan vaz geçmeniz ve raporun tasarımını yeniden yaparak, bir alan grubunun bittiği yere sayfa sonu komutu koymanız mümkündür. Bizim örneğimizde “Anahat 1” adlı yerleşim düzeni daha uygun olacaktır. Bu seçeneği ve İleri düğmesini tıklayalım.
Access 2000 şimdi raporun nihai görünümü için bizden bir stil seçmemizi istiyor. Access bize kullanılmaya hazır altı ayrı rapor stili sunan. Bunların adını seçtiğinizde raporunuzun yaklaşık nasıl görüneceğini soldaki örnek kutusunda görebilirsiniz. Bu pencerede arzu ettiğiniz bir stili seçip, İleri’yi tıklayın. Ve son ekranda raporunuza bir isim verdikten sonra, sihirbaza ya tasarım, ya da baskı ön izleme penceresini açmasını bildireceksiniz; ön izlemeyi seçerek, Son’u tıklayın.
Raporun görünümünü belki beğenmemiş olabilirsiniz, ama adres defterinizdeki isimlerin soyadına göre tasnif edilmesi ve isimlerin, eşlerin ve çocukların adlarının bir öbek halinde toplanmış olmasını etkileyici bulacağınıza kuşkum yok. Sayfa düzeninin beğenmediğimiz taraflarını tasarım görünümünde anında düzeltebiliriz. Buradaki örnekte, alan adlarında Türkçe karakter kullanmaktan kaçındığımız için olan ve şimdi hata gibi görünen (“Soyadi” gibi) öğeleri düzeltebiliriz; ayrıca soyadı değerlerinin diğer isimlerle soldan hizalanmasını sağlayabiliriz. Örneğin, isimlerin etrafındaki çerçeveleri kaldırmak hiç de fena olmaz!
Böyle bir raporun her sayfasında basılmasını istediğimiz firma logosu gibi grafik unsurları da tasarım görünümünde sayfamıza yerleştirebiliriz. Ayrıca raporlarımızda, yeni renkli yazıcıların imkanlarından yararlanmak üzere fotoğraf, renkli metin yazıları ve başlıklar kullanabilir; ayrıca belirli alanların arka planına renkli zeminler koyabiliriz. Access 2000’in rapor tasarım araçları masaüstü yayıncılığa taş çıkartacak imkanlara sahiptir.
Access 2000’in rapor tasarım araçlarını keşif faaliyetiniz sırasında, raporların herhangi bir yerinde (örneğin sayfa alt bilgisi alanında) dosyanın ve bulunduğu dizinin adını nasıl yazdırabileceğinizi de araştırın. Çoğu raporda bu bilgi, sizi veya başkasını saatlerce aramadan kurtarır!
Bu Internet çağında, herkesin bir Web sayfası edindiğin günümüzde Access 2000’in bundan mahrum olacağını düşünmüyordunuz, herhalde! Bütün Ofis 2000 programları gibi, Internet, Access 2000’in de “göbek adı!” Bu kitapçığın kapsamı dışında kalan diğer bir çok bazı özelliği ve Access Projesi denen dosya türüyle oluşturabileceğinin veritabanı sunucu (MS SQL Server) bağlantısı sayesinde Access 2000, sadece kendi oluşturduğu veritabanlarını değil, fakat çok daha büyük dosyalar için son kullanıcı görevi yapabilir. Biz burada Access 2000 ile kendi verilerinizi Internet’e veya Intranet’e açma imkanından söz edeceğiz. Başka bir deyişle, Web Sayfaları’ndan.
Access 2000 öncesi, Internet’te veri-bağlantılı sayfa yapmak zordu. Access 2000 ile bütünleştirilmiş olan bazı ActiveX araçları, veri dosyalarını Internet’e açmayı oldukça kolay hale getiriyor. ActiveX, Microsoft’un OLE teknolojisinin gelişmişi, Java applet benzeri bir teknolojidir ve Access 2000 kullanıcısının, verileri Internet sayfalarında kullanılır hale getirirken bu ve benzeri teknolojilerin nasıl işlediğini bilmesi de gerekmez. Ne var ki Access 2000 ile oluşturacağınız veri-bağlantılı sayfaların işleyebilmesi için ActiveX teknolojisinin ziyaretçinin kullanacağı Web Browser programı tarafından sağlanması gerekir. Bunu sağlayan browser ise yine Microsoft’un Internet Explorer 5.0 programıdır. IE5’in Access 2000’in veri sayfalarını gerektiği gibi yorumlayabilmesi için de çalıştığı işletim sisteminde Winsock32 denen sistemin bulunması, başka bir deyişle Windows sisteminin 95, 98, NT 4 veya 2000 olması gerekir. Access 2000 verilerinizin Internet’te başka işletim sistemleri ve başka browser sahibi ziyaretçiler tarafından da görülmesini istiyorsanız. yine eski usul ODBC tekniklerinden yararlanmak zorundasınız.
Access veri tablolarının tasarımından söz ederken, yeni bir veri türü olarak Access 2000’in köprü (hyperlink, Internet bağlantı adresi) kabul ettiğini söylemiştik. Bu, Access 2000’in Internet ile ilgili becerilerinin sadece biridir. Access’in gerçek Internet marifeti ise veri tablolarını Internet sayfası haline getirmesidir. Access tablolarınızı Internet’e açmak için HTML dilini bilmeniz ve Web sayfası tasarımına aşina olmanız da gerekmez.
Access verileriniz Internet’e iki tazr da açılabilir:
Duragan: Access 2000 tablosunun olduğu gibi HTML diline çevrilmesidir. Bir bakıma Access tablosunun fotoğrafının çekilmesi ve bu fotoğrafın Internet’te yayınlanması anlamına gelir. Kendi sisteminizde kalan gerçek Access 2000 tablosu daha sonra güncelleştirilir, veriler değiştirilir veya yeni alanlar eklenirse, bu değişiklikler Internet’e açılmış olan veri sayfasına yansımaz. Bunu herhangi bir tablo açıkken Dosya menüsünden Ver maddesini seçerek ve açılacak diyalog kutusunda kayıt türü hanesinde HTML Belgeleri seçeneğini seçerek yapabilirsiniz. Ortaya çıkan HTML belgesinde Access tablosunun görüntülenen alanları ve içlerindeki değerler, bir HTML tablosu olarak yer alır.
Orta çıkan belge tablonun adını taşır ve artık Access 2000 ile hiç bir ilgisi kalmamış demektir. Bu belgeyi Access 2000 tablosuna uygun şekilde güncelleştirebilmek için Access’ten yeniden Ver işlemi yapmanız ve bu belgeyi yeniden kaydetmeniz gerekir. Access 2000 ile oluşturduğunuz ve veri içeren bir HTML belgesini Internet sitenize yerleştirdiyseniz, eskisini yeni belgeyle değiştirmeniz gerekir. HTML tablo oluşturma işini ne kadar kolaylaştırmış da olsanız, elle yapacağınız bu işlem, biraz sonra göreceğimiz işleme göre durağan sayılır.
Dinamik: Basit HTML belgesi oluşturmak yerine, Veri Erişim Sayfası Sihirbazı’nı kullanarak, Internet’e başkalarının sizin verilerinize erişmesini sağlayan bir HTML sayfası koyabilirsiniz. Böyle bir sayfa yapmak, Access 2000 açısından duragan veri sayfası yapmak kadar kolaydır; fakat Internet sitesinin bulunduğu Web Server, veritabanı dosyası ve Access arasında işbirliğini sağlamak Internet’in nasıl işlediğine ilişkin bilgiler gerektirebilir. Bu yolla oluşturacağınız sayfaların Internet’e konulması ve Internet ziyaretçilerine açılması işine sonra döneceğiz; şimdi işin Access 2000 içinde yapılacak bölümünü ele alalım.
Internet veya bir firmanın dahilî Intranet’inde yayınlanacak verilerin bulunduğu veritabanını açın ve Veritabanı penceresinde nesneler listesinden Sayfalar’ı tıklayın. Access, tasarım görünümünde ve sihirbazı kullanarak veri sayfası oluşturma kısa yollarının yanında, daha önce oluşturduğunuz (yani “zaten varolan”) bir veri erişim sayfasının açılmasını önerecektir. Sihirbaz seçeneğini tıklayın; sorgu, form ve rapor oluşturma sırasında iyice aşina olduğumuz sihirbazın birinci penceresi açılsın.
Bu pencere bize veri erişim sayfamıza birden çok tablo veya sorgudan alan seçebileceğimizi gösteriyor (Neden?). Üstteki Tablolar/Sorgular listesinden Aile tablosunu, altındaki alanlar listesinden Ad, Soyad, Eşinin Adı alanlarını; sonra tekrar üstteki listeden Çocuklar tablosunu ve alan listesinden Adı’nı sağdaki Seçili Alanlar listesine aktaralım. İleri’yi tıkladığımızda gelen pencereye de yabancı değiliz. Gruplandırma yapabilmek için bizden alan seçmemizi isteyen bu pencere Aile tablosundan Soyadı alanını seçelim; pencerenin sağdaki örnek bölümünde HTML sayfasının kaba bir tasarımını göreceksiniz. Tekrar İleri’yi tıklayalım. Üçüncü pencerede de Ayrıntılar bölümünün sıralanmasını arzu edip etmediğimiz sorulacaktır. Örnek tablomuzda buna ihtiyaç yok, ama siz başka bir veri tablosunu kullanıyorsanız ve kayıtlarınızın kendi içinde sıralanmasının uygun olacağını düşünüyorsanız, bunu dört seviyeli olarak yapabilirsiniz (İl, İlçe, Mahalle, Bayiin Adı, gibi). İleriyi tıkladığınızda bu kez Access, ortaya çıkacak HTML dosyasının adını isteyecek, Son’u tıkladığınızda sayfanın tasarımın görünümünde mi, yoksa browser’da görüleceği gibi görünmesini mi arzu ettiğinizi soracak, ve bir de sayfanızda bir “motif” uygulanıp uygulanmaması konusunda karar vermenizi isteyecektir. Sayfa motifi veya ana tema Web tasarımcılığında bir sitenin bütün sayfaları arasında görsel birlik kurmakta kullanılan bir tekniktir. Access 2000, Office 2000 ailesi programların (ve başlıca FrontPage 2000’in) kullandığı temaları oluşturacağınız Veri Erişim Sayfalarına uygulamanıza yardımcı olabilir. Bunun için buradaki motif kutusunu işaretlemeniz yeter. Motif kutusunu işaretlediğiniz taktirde, Access 2000, Office 2000 programlarının ortak tema diyalog kutusunu açacaktır.
Bu kutuda sol tarafta 24 (ekleme yaparsanız daha çok) tema adını içeren bir liste göreceksiniz. Sağda ise seçtiğiniz temaya göre veri erişim sayfasında uygulanacak biçimi inceleyebilirsiniz. Burada “Çubuklar” adlı temanın seçildiğini görüyoruz. Son’u tıkladığımızda ise diğer sihirbazlardan farklı olarak karşımıza bir Web sayfası tasarımı yapmaya elverişli bütün araçların ve denetimlerin bulunduğu tasarım görünümü gelecektir. Telaşa gerek yok: Burada yapacağınız tek şey, sayfaya bir başlık vermekten ibarettir. “Başlık yazmak için burayı tıklayınız” yazısını tıklayarak sayfanıza kendi başlığınızı yazabilirsiniz. Bu görünümde yapabileceğiniz bir başka değişiklik ise sayfanın veritabanı ile “canlı” ilişkisini kuran Sihirbaz’ın (Wizard) bazı kontrollere kendi adının kısıtlamasını yazması dolayısıyla bu ifadeleri Türkçeleştirmek olabilir.
Burada görülen araçlar ve denetimlerin kullanımı büyük ölçüde HTML bilgisi gerektirir. Özellikle veritabanı ile sayfanızdaki veri görüntülenecek kutular arasındaki ilişkiyi sağlayan Recordset ActiveX nesneleriyle ilgili ve Access 2000 tarafından XML diliyle yazılan kodların değiştirilmesi Web sayfası ile ona hayat veren, verileri canlı tutan ilişkiyi kesebilir.
Burada yaptığımız örneğin Access 2000 içinde Web sayfası olarak görünüşü ile aynı sayfanın Internet’te Web browser ile ulaşıldığı andaki görüntüsünü görüyorsunuz:
Bilgisayarınızdaki veri tabanı bu örnekte olduğu gibi Web Server’a bağlı ise, kendi sabit diskinizdeki Access dosyasında yapacağınız herhangi bir değişiklik o sırada sayfanızı Internet’te izleyen ziyaretçilerin ekranına yansıtılacaktır.
Access 2000 ile giriş düzeyinde yapılabilecek işlerin bir kısmını görmüş olduk. Daha doğrusu, Access’in imkan ve yeteneklerinin şöyle bir üstünü açtık. Geride daha çok şey var. Formları daha albenili yapmaktan tutun, başka veritabanı programları ile bilgi alışverişine, hesap ve işlev yapan sorgulardan, SQL Server veritabanlarını işlemeye kadar.. Ama her büyük yolculuk bir ilk adımla başlar. Bu kitapçıkla, Access 2000 dünyasına ilk adımı atmış oluyorsunuz.